Support Center

Importer vos interventions en masse *new*

Last Updated: Feb 13, 2017 03:21PM CET
Synchroteam vous permet d’importer vos interventions en masse par le biais d’un fichier CSV. Toutefois, ce fichier CSV doit respecter un certain nombre de règles.

Création du fichier CSV d’import

Avant toute chose, il est nécessaire de savoir quelles informations vous souhaitez importer. Un certain nombre de champs sont déjà présents dans Synchroteam, si vous souhaitez rajouter des informations dans vos interventions, il vous faut passer par les champs personnalisables (cf. article : Champs personnalisables).

Il est préférable également que votre fichier d’import comporte une ligne d’entête de colonne comportant le nom de vos champs. Ceci afin de vous simplifier la procédure lorsqu’il s’agira de faire le mapping entre vos champs et ceux de Synchroteam.

Les champs obligatoires

Seuls 3 champs sont obligatoires dans votre fichier d’import.

Le nom du client :
ATTENTION, ce client doit être existant dans Synchroteam. Si vous avez une masse de nouveau clients, vous pouvez utiliser l’import en masse de Clients (cf. article : Importez ou Exportez vos données).

La priorité :
  • Low
  • Normal
  • High
Le type d’affectation :
  • 0 : Planification (flexible)
  • 1 : Planification (définitive)
  • 2 : Rendez-vous (définitif)

Les champs optionnels

Il existe 5 catégories de champs que vous pouvez importer. Chacune de ces catégories regroupent des champs que vous pouvez ajouter à votre fichier d’import.
  • Informations générales
  • Client
  • Contact
  • Planification
  • Champs personnalisables

La rubrique « Informations générales »

Liste des champs :
  • Description : dans ce champ vous pouvez indiquer une description pour votre intervention (pas plus de 2048 caractères)
  • Type d’intervention : Le type d’intervention doit être existant dans Synchroteam. Dans le cas contraire, l’intervention aura le type d’intervention configuré « par défaut »
  • Priorité : Low, Normal ou High. Fait partie des 3 champs obligatoires
  • Numéro d’intervention : champ de type alphanumérique vous permettant de choisir votre propre numérotation. La numérotation Synchroteam restant toujours présente.
  • Client facturé : Vous permet de facturer un autre client que le client de l’intervention. Ce client doit également être présent dans Synchroteam

La rubrique « Clients »

Quelques particularités sont au menu des champs de cette rubrique.

Si le client n’est pas présent dans Synchroteam MAIS que vous avez ajouté une adresse, alors le client sera créé dans Synchroteam lors de l’import de votre fichier.

Une adresse valide est, soit l’ensemble des champs RUE, CODE POSTAL et VILLE, soit le champ ADRESSE COMPLETE. Si tous ces champs sont remplis, alors seul ADRESSE COMPLETE sera prise en compte.

Liste des champs :
  • Client : nom du client
  • Site : site du client. Le site doit être existant dans Synchroteam (cf article : Importez ou Exportez vos données)
  • Equipement : équipement d’un site du client. L’équipement doit être existant dans Synchroteam (cf article : Importez ou Exportez vos données)
  • Rue : rue du client
  • Code postal : code postal du client
  • Ville : ville du client
  • Région : région du client
  • Pays : pays du client
  • Adresse complète : adresse complète du client
  • Complément d’adresse : complément d’adresse du client
  • Latitude : latitude de l’adresse
  • Longitude : longitude de l’adresse

La rubrique « Contacts »

Dans le cas où le contact est déjà existant dans Synchroteam, ses informations seront mises à jour par celles que vous aurez saisies dans le fichier d’import.

Liste des champs :
  • Prénom du contact : prénom du contact d’un client
  • Nom du contact : nom du contact d’un client
  • Téléphone du contact : téléphone du contact d’un client
  • Téléphone mobile du contact : téléphone mobile d’un contact d'un client
  • Fax du contact : fax d’un contact d’un client
  • Email du contact : email d’un contact d’un client

La rubrique « Planification »

Liste des champs :
  • Type de planification : champ obligatoire pouvant prendre 3 valeurs
    • 0 : planification flexible, cela signifie que vous avez également mis le nom d’un technicien ainsi qu’une date/heure de début et de fin ou que votre intervention est à planifier (sans technicien et sans date/heure)
    • 1 : planification définitive, cela signifie qu’en plus, la date/heure de début correspond à un rendez-vous dans Synchroteam
    • 2 : Rendez-vous définitif, cela signifie que vous n’avez pas mis de technicien et que la date/heure de début est celle d’un rendez-vous dans Synchroteam
  • Technicien : login du technicien auquel on affecte l’intervention
  • Date début : date-heure prévue du début de l’intervention (ex 22/06/2017 08:30)
  • Date fin : date-heure prévue de la fin de l’intervention (ex 22/06/2017 10:15). Cette date-heure est facultative car elle peut être calculé avec la durée prévue du type d'intervention.
ATTENTION, les formats de date-heure doivent correspondre aux formats que vous avez dans le menu Configuration -> Paramètres régionaux

Champs de la rubrique « Champs personnalisables »

Dans cette rubrique, vont apparaître uniquement les champs personnalisés que vous aurez défini au niveau de l’intervention (cf article : Champs personnalisables).

Importer le fichier CSV

Pour importer votre fichier CSV, cliquez sur configuration (1) puis sur « import / export » (2).



Cliquez sur « Importer des interventions »



Cliquez sur « Télécharger »



Allez chercher votre fichier CSV et cliquer sur le bouton « Ouvrir »



Cliquez sur « Aperçu »



Vous avez alors un aperçu des 3 premières lignes de votre fichier. Il vous faut :

1 – sélectionner le séparateur
2 – voir si vous souhaitez importer la première ligne ou non
3 – faire le mapping entre les noms des colonnes de votre fichier et le champ associé.

Cliquez alors sur le bouton « Importation » (4)



Une popup vous indique que le téléchargement a eu lieu, cliquez sur « Ok ».



Vous recevez alors un email de confirmation vous indiquant la réussite ou l’échec de votre import.

Exemple d’import réussi :



Exemple d’import avec des lignes en échec :


 

Contactez-nous

support@synchroteam.com
http://assets1.desk.com/
false
synchroteam
Loading
seconds ago
a minute ago
minutes ago
an hour ago
hours ago
a day ago
days ago
about
false
Invalid characters found
/customer/fr/portal/articles/autocomplete