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Récurrences *new*

Last Updated: Nov 09, 2017 02:22PM CET
Synchroteam vous permet de créer des interventions récurrentes, c’est-à-dire des interventions identiques qui se répètent dans le temps.
Cette fonctionnalité vous permettra aussi d’assigner des fenêtres temporelles et les fréquences à ces récidives et d’automatiser leur création et de la planification.
 
·        Créer une tâche récurrente:
 
1 - cliquez sur Interventions
2 - Cliquez sur les Récurrentes
3 - Cliquez sur le bouton Ajouter une récurrence
 


1 – Renseignez les champs suivants : Job Description / Type d’intervention / Modèle de rapoort / Priorité
Pour définir la durée de l’intervention voir article : Types d’intervention
Pour créer le modèle de compte-rendu Voir article Voir l’article : Personnaliser un rapport d'intervention
2 - Sélectionnez le Client / Site / Equipement / Adresse / Coordonnées du contact
3 - Choisissez la périodicité à laquelle l’intervention se répètera
Si un client requiert un contrôle Wi-Fi une fois par semaine, sélectionnez « 1 » et « Semaine ».
4 – Sélectionnez une Date de début / Date de fin (optionnelle)
5 – Choisissez une Heure Fixe pour l’intervention ou sélectionnez une Fenêtre
Pour sélectionner une fenêtre, vous devez la créer au préalable (Voir l’article : Créer une fenêtre de planification)
6 – Choisissez de seulement Créer l’intervention ou de le Créer et Planifier
7 - Sélectionnez la fréquence à laquelle l’intervention sera automatiquement créée (et planifiée si vous en avait fait la demande en (6))
Si vous souhaitez créer et planifier chacune de vos interventions un mois à l’avance, sélectionnez « 1 mois à l’avance ».
8 – Cliquez sur le bouton Créer

 

 
  • Créer l’intervention :
 
Vous souhaitez créer un contrôle d’électricité quotidien pour votre client (1) et ce travail sera automatiquement créé 1 jour à l’avance (2).
En créant seulement votre récurrence (3) vous aurez la possibilité de la planifier plus tard.
 
 

 
Pour la périodicité vous pouvez choisir entre les jours, semaines, mois et années.
Vous avez également la possibilité de choisir les jours pendant laquelle se répètera l’intervention.
Ex : Vous souhaitez qu’une infirmière aille voir un patient le mardi, vendredi et samedi de la même semaine et cela tous les 2 mois. (Voir visuel ci-dessus)
 
  • Créer et planifier l’intervention :
 
Si vous souhaitez créer une récurrence pour l’un de vos clients et celui-ci est uniquement disponible pendant un certain intervalle de temps, alors vous pouvez directement créer et planifier le travail dans cet intervalle.
 

 
  • Modifier les récurrences et les visualiser dans le planning:
 
Les deux types de récurrences (planifiées ou non) se retrouvent dans l’onglet Interventions (1) > Récurrentes (2) et peuvent être modifiées en cliquant sur le bouton Détails (3).
 

 
Vous pouvez maintenant voir les paramètres de la récurrence et visualiser l’ensemble des interventions qui ont été créées et planifiées et celles qui le seront.
 

 
 
 
Dans ce cas, nous avons mis une automatisation du quotidienne, par conséquent, nous pouvons voir que la Création Automatique (en jaune) sera faite un jour à l’avance.
En gris l’intervention vient d’être créée et en orange l’intervention s’est déjà déroulée.
 

 
 
  • Visualiser l’ensemble des récurrences à planifier :
 
Dans l’onglet A Planifier (sous Interventions) (1), vous serez en mesure de trouver tous les emplois qui n’ont pas encore prévues.
Dans la colonne de droite « Prévu », vous verrez un symbole illustrant la répétition d’une intervention (2).
Dans A planifier vous pouvez voir les interventions qui sont à prévoir pour les 14 prochains jours (3).
 

 
 
  • Planning des récurrences :
 
Allez dans l’onglet Planning (1) dans A planifier (2), vous trouverez vos récurrences grâce au symbole (3).
 
La plage horaire en jaune indique les créneaux horaires pendant lesquels vous pouvez prévoir vos interventions.
Vous pouvez néanmoins planifier l’intervention dans l’après-midi si cela vous convient mieux ou si plusieurs de vos interventions se chevauchent.
 

 
 
 
  • Chevauchement d’interventions
 
 
Dans le cas où deux interventions se chevaucheraient ou déborderaient l’une sur l’autre dans le calendrier d’un de vos techniciens, vous verrez apparaitre une deuxième ligne rouge dans le calendrier indiquant vous qu’il existe un conflit (1).
 

 
Vous pouvez alors replanifier une des deux interventions en la faisant glisser sur une autre plage horaire (2).
 

 
 
 

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