1. Importación de trabajos

Synchroteam le permite importar trabajos directamente de un archivo CSV. Sin embargo, este archivo debe ajustarse a un formato específico (puede descargar la plantilla de importación de trabajos adjunta al final del artículo).

Creación del archivo de importación CSV

Es importante definir la información que desea importar. En Synchroteam hay varios campos que se pueden rellenar y campos adicionales que se pueden añadir si es necesario. Primero debe crear estos campos antes de proceder a la importación (consulte el artículo: Campos personalizables).
También es preferible que el archivo de importación contenga una fila de encabezamiento con el nombre de los campos. Esto es para simplificar el procedimiento cuando se trata de asignar los campos del archivo a los de Synchroteam.

Campos requeridos (obligatorio)

Solo se requieren tres campos.

Nombre del cliente:
ADVERTENCIA, el cliente debe existir en Synchroteam. Si no es así, primero debe crearlo manualmente o a través de un archivo CSV (consulte el artículo: Importar/Exportar sus datos).

Prioridad:

Baja
Normal
Alta

Tipo de asignación:

0 - asignación flexible: usted crea y planifica el trabajo. Debe facilitar al menos el nombre de usuario del técnico y la fecha y hora de inicio. Si se especifican estos datos,el trabajo solo se creará.
1 - asignación en firme: usted crea y planifica el trabajo, pero la fecha y hora están bloqueadas.
2 - solo hora de la cita: usted crea el trabajo, pero no la planifica. La fecha y hora que facilite se consideran como una reunión en las preferencias de planificación y aparecen bloqueadas.

Campos opcionales

Hay cinco categorías de campos que puede importar:

Información general
Cliente
Contacto
Planificación
Campos personalizables

Sección Información general

Lista de campos:

Descripción: en este campo, puede ingresar la descripción del trabajo(máximo 2048 caracteres)
Tipo de trabajo: el tipo de trabajo debe existir en Synchroteam. De lo contrario, se utilizará el tipo de trabajo predeterminado
Prioridad: Baja, Normal o Alta.
Número de trabajo: campo alfanumérico que le permite establecer su propio número de trabajo.
Cliente facturado: le permite facturar a un cliente distinto del que está asignado al trabajo. Este cliente también debe existir en Synchroteam
ID de proyecto: campo numérico que le permite asociar un trabajo a un proyecto existente facilitando la ID del proyecto. Tenga en cuenta que la ID de proyecto no es el número del proyecto, sino el número que aparece al final de la URL cuando consulta los detalles del proyecto. P. ej.: en https://demo.synchroteam.com/app/Projects/Details/18937 la ID de proyecto es 18937.
° de proyecto a medida: campo numérico que le permite asociar un trabajo a un proyecto existente facilitando el número personalizado del proyecto, o asociar un trabajo a un proyecto nuevo, creado a partir del número personalizado que facilitó.
Tipo de proyecto: campo numérico que le permite definir el tipo de proyecto de un proyecto nuevo.

Sección Cliente

N.B.: si el cliente no existe en Synchroteam PERO proporciona una dirección, este cliente se creará en Synchroteam al importar el archivo.

Una dirección válida se compone de todos los campos CALLE, CÓDIGO POSTAL y CIUDAD, o de la DIRECCIÓN COMPLETA. Si se proporcionan todos estos campos, solo se tendrá en cuenta la DIRECCIÓN COMPLETA.

Lista de campos:

Cliente: nombre del cliente
Sitio: instalaciones del cliente. El sitio debe existir en Synchroteam (consulte el artículo: Importar/Exportar sus datos)
Equipo: un equipo en las instalaciones del cliente. El equipo debe existir en Synchroteam (consulte el artículo: Importar/Exportar sus datos)
Calle: dirección del cliente
Código postal
Ciudad
Distrito
País
Dirección completa: dirección completa en una línea
Complemento de dirección: información de complemento de dirección
Latitud: latitud del GPS
Longitud: longitud del GPS

Sección Contactos

En los casos en que el contacto ya existe en Synchroteam, la información de esta persona se actualizará con los valores encontrados en el archivo de importación.

Lista de campos:

Nombre del contacto
Apellido del contacto
Teléfono fijo de contacto
Teléfono móvil de contacto
Fax de contacto
Correo electrónico de contacto

Sección Planificación

Lista de campos:

Tipo de asignación: este campo obligatorio puede tener uno de los tres siguientes valores
- 0 - asignación flexible: usted crea y planifica el trabajo. Debe facilitar al menos el nombre de usuario del técnico y la fecha y hora de inicio. Si se especifican estos datos, el trabajo solo se creará.
- 1 - asignación en firme: usted crea y planifica el trabajo, pero la fecha y hora están bloqueadas.
- 2 - solo hora de la cita: usted crea el trabajo, pero no la planifica. La fecha y hora que facilite se consideran como una reunión en las preferencias de planificación y aparecen bloqueadas.
Técnico: conexión del técnico asignado al trabajo
Fecha de inicio: inicio del trabajo (ej. 06/22/2017 08:30)
Fecha de finalización: finalización del trabajo (ej. 06/22/2017 10:15). Opcional: se puede calcular utilizando la duración especificada en el tipo de trabajo.
Fecha de finalización: fecha y hora de finalización del trabajo (ej. 06/22/2017 10:15). Opcional: se puede calcular utilizando la duración predeterminada especificada en el tipo de trabajo.
Técnicos auxiliares: conexión de los técnicos auxiliares asignados al trabajo. P. ej.: “tech1,tech2”
Ventana: ventana especificada en las preferencias de planificación del trabajo.
Fecha: fecha especificada en las preferencias de planificación del trabajo.
Equipo: equipo especificado en las preferencias de planificación del trabajo.
Usuario: técnico principal especificado en las preferencias de planificación dl trabajo.
Panel de trabajos: el trabajo se añade al panel de trabajos, que es una lista de trabajos sin asignar que los técnicos se pueden asignar. P. ej.: cuando quiera añadir un trabajo al panel, ponga x en la columna del panel de trabajos.

Tenga en cuenta que el formato de la fecha debe ser el mismo que el que ha configurado en Ajustes regionales. Por ejemplo, dd/mm/aaaa hh:mm

Sección Campo personalizable

En esta sección puede incluir los campos personalizables que haya definido en trabajos (consulte el artículo: Campos personalizables).

Importar el archivo CSV

Para importar su archivo CSV, haga clic en Configuración y luego en Importar/Exportar.

Haga clic en Importar trabajos

Haga clic en Subir

Seleccione su archivo CSV y haga clic en Abrir

Haga clic en Vista previa

A continuación, aparecerá una vista previa de las tres primeras líneas del archivo. Tiene que:

1 – seleccionar el separador
2 – ver si desea importar la primera línea o no
3 – realizar la asignación entre los nombres de las columnas de su archivo y los campos asociados en Synchroteam.

Haga clic en el botón Importar

Una ventana emergente indica que se ha producido la carga, haga clic en Ok.

Recibirá un correo electrónico de confirmación indicando si se ha completado la importación correctamente o no.

Ejemplo, importación correcta:

Ejemplo, importación fallida (con explicación):