Synchroteam vous permet de créer un formulaire interactif pour offrir à vos clients la prise de rendez-vous en ligne.
Ce formulaire est intégrable à votre site web, intranet, etc.
Veuillez noter que l'utilisation est limitée à 500 rendez-vous créés par mois. Au-delà merci de prendre contact avec votre représentant commercial.
Paramétrage du formulaire
Pour créer un formulaire de prise de rendez-vous en ligne, cliquez sur Configuration (1) puis sur "Formulaires de prise de RDV" (2).
Vous avez la possibilité de créer plusieurs formulaires de prise de rendez-vous.
Pour paramétrer votre formulaire veuillez renseigner les champs et critères suivants :
- Nom du formulaire
- Champs personnalisés : si vous cochez l'option, le client aura la possibilité de remplir les champs personnalisés que vous avez créé pour vos interventions.
- Contact supplémentaires : cochez l'option si les informations "Contact" de vos clients (nom, prénom, téléphone, email) risquent d'être différentes des informations "Contact" de celles de l'intervention.
- Géocodage : cette option permet d'activer le champ de saisie automatique de l'adresse et donc de géolocaliser l'adresse de l'intervention et du client.
- Types d'interventions : vous pouvez sélectionner un seul, plusieurs ou tous les types d'interventions en fonction des prestations que vous souhaitez proposer à vos clients. (L'option "le texte comprend" permet de remonter tous les types d'intervention qui ont dans leur nom la valeur que vous renseignerez).
- Jours : sélectionnez les jours pendant lesquels vos clients pourront planifier leur RDV/intervention.
- Fréquence de planification : vous pouvez proposer à vos clients de planifier une intervention toutes les 15, 30 ou 60 minutes. Notez que les horaires de travail seront à définir dans Configuration > Mon Compte.
- Groupe : si vous sélectionnez un groupe, alors les RDV ne seront assignés qu'aux technicien du groupe. Dans le cas contraire, les interventions pourront être planifiées pour l'ensemble des techniciens, en fonction de leur disponibilité.
- Périmètre : ce critère permet de limiter la prise de RDV en fonction de la distance entre les lieux de départ de vos techniciens (dans Configuration > Utilisateurs) et le lieu du RDV. Ainsi, si l'adresse de l'intervention dépasse la limite autorisée, le client n'aura pas la possibilité de prendre un RDV. Notez qu'il est préférable de cocher l'option Géocodage ci-dessus, si vous souhaitez que les distances soient bien calculées pour chaque prise de RDV.
Lorsque vous avez fini de configurer votre formulaire, cliquez sur l'icône de sauvegarde (10) et vous pourrez cliquer dans la colonne lien (11) afin de récupérer le lien vers votre formulaire que vous pourrez intégrer dans votre site web, intranet, etc.
La prise de rendez-vous
Sur la première page du formulaire le client verra les paramètres suivants :
- Nom du formulaire
- Champs personnalisés
- Contact supplémentaires
- Géocodage : l'adresse du client est bien géocodée.
Après avoir saisi tous les champs le client peut cliquer sur Suivant.
5. Le client pourra choisir un des types d'interventions et pourra voir leur durée respectives.
6. et 7. Vous retrouvez les jours et les horaires disponibles à la planification du RDV. Le client peut également faire défiler les semaines.
Après avoir sélectionné la date et l'heure de début de son RDV, le client a un aperçu de son RDV.
Il peut cliquer sur "Précédent" s'il souhaite modifier le RDV ou cliquer sur "Confirmer" pour planifier le RDV.
Si le client clique sur Confirmer, le RDV est donc bien pris et une intervention est automatiquement planifiée pour un des techniciens qui était disponible.
