Le Suivi de Temps vous permet d’avoir un suivi détaillé des journées de travail de vos techniciens dans le but de créer des plages de rémunération.

 

Pour comprendre l'utilisation du Suivi des Temps dans l'application mobile veuillez cliquer ici.

 

CONFIGURATION DU SUIVI DES TEMPS 

Afin d’activer le Suivi des Temps sur votre compte aller à "Configuration" 1) > "Options" 2).

Dans la première section "activer ou désactiver les fonctions système" activez le Suivi des Temps et la durée d’inactivité suite à laquelle le suivi du temps sera désactivé.
Ex: La désactivation du suivi de temps a été réglé après 30 min d'inactivité.

Ensuite revenir à "Configuration" (1) et cliquez sur «Règles de rémunération» (2) afin de faire le suivi de temps et de paie de vos techniciens.

Vous pouvez maintenant activer le suivi des temps pour les techniciens de votre choix.

 
En cliquant sur le nom de vos techniciens, vous pouvez cocher la case "Suivi des Temps” et choisir de baser le compte des heures supplémentaires sur le nombre d'heures par jour ou par semaine.
Vous pouvez maintenant remplir les champs suivants :
Les heures auxquelles démarrent les heures supplémentaires 1 et 2

• Le taux standard auquel votre technicien est rémunéré
• Le taux auquel vous devrez payer votre technicien pendant les heures supplémentaires 1 et 2

 

 
 
Si le technicien Nicolas Cholet a travaillé 12 heures aujourd'hui, il aura ses 8 premières heures à un taux de 25 euros par heure. Puis, comme nous avons décidé que le premier temps supplémentaire commence après 8 heures et que le deuxième temps supplémentaire commence après 9 heures, il sera payé 30 euros par heure pour sa 9^ème heure. Et enfin, il sera payé 35 euros par heure pour ses 3 dernières heures de la journée.
Par conséquent, son salaire du jour = 8x25 + 1x30 + 3x35 = 335 euros.
 

TYPE D’ACTIVITÉS

 
Pour terminer votre suivi du temps installation, aller à "Configuration" (1) > "types d'activité" (2) afin de Indiquez le type de vos activités et indiquez s'ils seront facturables ou non.
Les activités facturables figurent dans les feuilles de temps et seront incluses dans les rémunérations.
Les activités non facturables figurent aussi dans les feuilles de temps mais leur temps ne seront pas compris dans le calcul de la rémunération.

 

Pour chaque activité, vous pouvez choisir entre 3 types d’activités :

• « Activité au travail » : ce type d'activité est utilisé pour les activités qui sont habituellement un pendant l’intervention comme les pauses-repas.
• « Indisponibilité » pour les activités telles que les jours fériés, qui créent un conflit si les interventions sont planifiés en même temps.
• « Trajet » : ce type d'activité est utilisé lorsque le technicien est en déplacement, par exemple entre 2 interventions.

 


Vous pouvez alors choisir si elles sont facturables ou non en cliquant sur "Oui" ou "non" dans la liste déroulante.



Si une activité est facturable, Ensuite, il va automatiquement générer une Horloge ON sur l'application mobile et si un technicien démarre une activité non-facturable le il sera automatiquement mis en Horloge ON.

 

Pour plus d'informations sur l'utilisation des activités veuillez consulter l'article "Les Activités" pour la configuration dans le Back Office et l'article "Utiliser les activités" pour le mobile.
 

PLANNING

 
Si vous allez sous l'onglet Planning, vous pouvez voir tous les interventions et les activités placées dans l'ordre de leur occurrence et vous pouvez également voir tous les « Horloge ON » et les « Horloge OFF ».

 

PLANNING JOURNALIER

 
Comme vous pouvez le voir ci-dessous les « Horloge ON » sont illustrés par les lignes noires situées sur le bas de chaque ligne. Vous pouvez voir les horaires des « Horloge ON » en cliquant sur ces lignes.

PLANNING HEBDOMADAIRE

 
Dans le planning hebdomadaire, vous pouvez visualiser les horaires de toutes les interventions, les activités et les « Horloge ON ».

Ils apparaissent dans l'ordre chronologique et vous pouvez cliquer sur chacun d'eux pour obtenir les horaires exacts.


 


Pour information, un « Horloge ON » est illustré par le pavé blanc avec la flèche vers l'intérieur et un « Horloge OFF » par une flèche vers l'extérieur.

 

PLANNING DES ACTIVITES

Vous pouvez également voir le détail des « Horloge ON », des activités au travail, des trajets et des indisponibilités (facturables ou non) en allant dans Planning > Activités.
 

 
A partir de là vous pouvez modifier les informations de chaque activité en cliquant sur l’activité de votre choix > Modifier > Enregistrer.
 

 

   

FEUILLES DE TEMPS

 
Allez à l'onglet "Suivi des Temps" (1) et sélectionnez "Feuilles de Temps" (2)


 
Alors vous aurez le temps feuilles de tous les vos techniciens, les unes après les autres, pendant la semaine en cours.

Vous pouvez choisir de ne montrer que la feuille de temps d'un de vos techniciens en renseignant son nom dans la barre de recherche(1) et vous pouvez changer la semaine que vous souhaitez visualiser (2).

Notez que toutes les feuilles de temps sont faites sur une base hebdomadaire et commencent le lundi.


 
Pour chaque jour vous avez un tableau vous résumant le temps et le pourcentage de temps sur l'ensemble de la journée pour les catégories suivantes :

• Interventions : somme de tous les temps qu'il a passé à réaliser ses interventions.
• Trajet : somme de tout le temps qu'il a consacré aux activités de Trajet.
• Autre : somme de tout le temps qu'il a consacré à des activités « Au travail » ou « Indisponibilité ».
• Non justifié : somme de tous les périodes d’« Horloge ON » pendant lesquelles il n’y a pas eu d’intervention ou d’activité en cours.

 
En-dessous de chaque total de temps vous obtenez également le pourcentage de temps de chaque catégorie sur l'ensemble de la journée.

Entre parenthèses, vous obtenez également le cumul des temps journaliers pour la semaine.
Par exemple, le lundi (premier jour sur la feuille de temps) le technicien a un total de 05:49 donc c'est aussi le temps rapporté pour la semaine. Toutefois, le mercredi, la semaine est passée à 11:12 sachant que nous avons ajouté le temps de la journée qui est de 05:23 et qu’il n’y a pas eu d’activité le mardi.
 
 
 

DÉTAILS DE LA JOURNÉE

 
En cliquant sur "Détails" sous le tableau, vous pouvez voir les horaires des :

• « Horloge ON »
• Interventions
• Activités au travail (en orange)
• Trajets (en vert), avec le nombre de kilomètres parcourus

 
  

Comme vous pouvez le voir dans l’exemple ci-dessus :

• Formation (activité au travail, facturable) est en orange
• En route (trajet facturable) est en vert et on peut observer le nombre de kilomètres parcourus
• Pause déjeuner (activité au travail et non-facturable) est en orange mais figure dans une partie inférieure nommée « Non-facturable » sachant que son temps ne sera pas comptabilisé dans les plages de rémunération.

 

CALCUL DES HEURES SUR UNE JOURNÉE

 
A la droite de chaque bloc d’intervention vous pouvez voir le temps total (en continu) d’une intervention. De ce fait, si une intervention a été mise deux fois en pause et recommencée vous observerez trois blocs différents pour la même intervention.

Les interventions n’apparaissent dans les feuilles de temps qu’une fois terminées.
Tout Horloge ON, intervention ou activité qui a commencé le jour x mais qui passe aux jours suivants sans interruption, les heures appartiennent au jour x.

Par exemple, comme vous pouvez le voir ci-dessous l’intervention a commencé à 17:55 le 29 et a été terminée le 30 à 11:21, ce qui fait un total de 17:27 heures de travail.
Ce temps sera reporté pour la journée du 29.


 

CALCUL DES HEURES SUPPLÉMENTAIRES

 
Une fois que vous obtenez le total des heures qui ont été faites pendant la journée, vous pouvez d'abord choisir de recalculer le nombre des heures qui ont été faites, puis les heures seront distribuées en fonction du suivi du temps du technicien forme.

 
Si nous prenons l'exemple de Nicolas Cholet, pour qui vous aviez précédemment renseigné les heures supplémentaires et taux horaires, ses heures quotidiennes seront réparties comme dans la feuille de temps ci-dessous.



 

EXPORT DES FEUILLES DE TEMPS

Afin d'exporter les feuilles de temps hebdomadaires de vos techniciens, cliquez sur le bouton "Exporter vers Excel" en haut à droite, après avoir sélectionné une semaine.

 

PLAGES DE RÉMUNÉRATION

 
Dans l'onglet « plage de rémunération », vous pouvez obtenir une vue d'ensemble des plages de rémunération que vous avez créées avec les informations suivantes :

• La date de début et de fin
• Le nombre de techniciens
• Le total des heures supplémentaires régulières 1 et 2 et la somme de tous
• Le coût total des heures supplémentaires régulières et manifestes 1 et 2 h et la somme de tous

Après avoir passé en revue les feuilles de temps vous pouvez créer des plages de rémunération afin de calculer l’ensemble des rémunérations de vos techniciens en fonction des différents taux horaires fixés et du nombre d’heures supplémentaires.

Afin de fixer un salaire période, allez à l'onglet "Suivi du temps" (1) et sélectionnez "Plages de rémunération" (2) puis cliquez sur le bouton "+ Plage de rémunération"

 
Ensuite, dans la fenêtre ci-dessous, renseignez l’intitulé de votre plage de rémunération ainsi que la date de début et de fin et cliquez sur "Enregistrer".
 


Vous pouvez changer le nom et les dates de votre plage de rémunération en cliquant dessus et en cliquant sur "Modifier".
 
Vous pouvez maintenant ouvrir la plage de rémunération en cliquant dessus sur son nom et en allant dans "Détail".


Dans le cas où vous n'auriez pas valider les feuilles de temps de vos techniciens, vous pouvez toujours revenir dessus en cliquant sur "Réviser".



Une fois que vous avez été redirigé vers la feuille de temps correspondante, vérifiez les heures et cliquez sur "Enregistrer" pour tous les jours inclus dans la plage de rémunération.

Quand ils ont tous été validés, vous pouvez afficher le coût total de votre plage de rémunération 1).
Si tout semble être correct, vous pouvez cliquer sur "Clôturer tout" 2), puis cliquez sur « Exporter vers Excel " (3).

 
Si vous avez besoin d'appliquer des modifications aux feuilles de temps, cliquez sur "Débloquer Tout", puis sur "Réviser" (sous le nom du technicien), faîtes vos modifications et enregistrez à nouveau.