Le connecteur QuickBooks permet trois choses :
- La synchronisation des factures de Synchroteam vers QuickBooks Online (QBO)
- La synchronisation bidirectionnelle des bases Clients et Contacts entre Synchroteam et QuickBooks Online
- L'utilisation des numéros de factures Synchroteam dans QuickBooks
1. La synchronisation des factures de Synchroteam vers QuickBooks Online (QBO)
Toute nouvelle facture créée ou toute facture modifiée dans Synchroteam est envoyée ou mise à jour dans QuickBooks.
Attention : Si vous faites ensuite la connexion à un compte Quickbooks sur la France, certaines règles seront automatiquement mises en place :
- Les factures sont transférées vers Quickbooks une seule et unique fois, et c’est lorsqu’elle passent au statut “Envoyé” dans Synchroteam.
2. La synchronisation bidirectionnelle des bases Clients et Contacts entre Synchroteam et QuickBooks Online
Les clients ayant les mêmes noms dans QBO et Synchroniteam sont synchronisés dans les deux sens.
Le connecteur synchronise automatiquement les informations clients mises à jour ou ajoutées dans QBO et/ ou Synchroteam.
Conseil : Si vous souhaitez uniquement synchroniser vos factures, nul besoin d'importer/exporter vos clients.
Le connecteur envoie vers QBO les clients liés à vos factures Synchroteam. Si celui-ci trouve un client existant (même nom), alors il ne crée pas de doublon.
Ces synchronisations sont automatiquement effectuées toutes les 20 minutes.
Première synchronisation entre Synchroteam et QuickBooks Online
Une fois que vous avez activé le connecteur QuickBooks Online dans Synchroteam (voir l'article QuickBooks: Activation du connecteur ), vous avez la possiblité de synchroniser les bases Clients et Contacts des deux applications.
Pour ce faire, il vous suffit de :
Cliquer sur "Plus" dans le menu "Configuration"
Cliquer sur "Intégrations"
Dans la section QB cliquer sur le bouton "Télécharger" ci-dessous afin d'envoyer vos clients Synchroteam vers QuickBooks Online.
Vous pouvez également décider d'importer directement vos clients QuickBooks vers Synchroteam en cliquant sur le bouton "Télécharger" ci-dessous.
Une fois la synchronisation effectuée, ou après avoir cliquer sur "Télécharger", on s'aperçoit alors que le client "Synchroteam QB" et son contact sont maintenant bien présent dans QuickBooks et que le client "QB Synchroteam" et son contact sont également bien présent dans Synchroteam.
Dans Synchroteam
Sur QuickBooks Online
Synchronisation d'une facture d'un nouveau client
Si vous créez un nouveau client ainsi qu'une facture sur celui-ci, une fois la synchronisation faite, vous trouverez dans QuickBooks Online votre nouveau client et sa facture.
Exemple :
Je crée un nouveau client nommé "My Company" avec son contact.
Je crée une facture sur une intervention de ce client.
Une fois la synchronisation passée, je retrouve ce nouveau client dans QuickBooks Online ainsi que sa facture associée.
Synchronisation d'une facture d'un client déjà existant dans QuickBooks Online
Lorsque vous créez une facture sur un client déjà existant dans QuickBooks Online, celle-ci sera automatiquement synchronisée.
Exemple :
Je crée une nouvelle facture sur le client "My Company". Pour ce faire, je vais sur les détails d'une intervention et je clique sur l'onglet "Facture".
Je réponds "Oui" à la question "Ajouter une facture ?"
J'ajoute mes pièces
Ma facture est maintenant créée
Une fois la synchronisation effectuée, la facture est alors présente dans QuickBooks Online
Notez que vous avez la possibilité d'utiliser les numéros de factures de Synchroteam en cochant la case correspondante dans votre configuration.
Pièces absentes de l'inventaire
Si une des lignes de la facture correspond à une pièce ne figurant pas dans la listes des pièces et prestations de Synchroteam alors nous synchroniserons cette pièce au générique "Services" dans QBO.
Pièces/Prestations
Actuellement nous n'envoyons vers QBO que les pièces et prestations présentes dans les factures.
Nous vérifions premièrement si la pièce a le même nom (ou référence) qu'une pièce déjà existante dans QBO.
Taxes
Conseil : Il est préférable de définir dans QBO et Synchroteam les mêmes taxes, avec les mêmes noms et les mêmes taux, afin de faciliter la synchronisation.
Statut Payé
Nous ne synchronisons pas pour l'instant les statuts des factures. Nous vous recommandons donc de faire le suivi de vos factures envoyées et payées directement sur QBO.
Synchronisation d'un nouveau client de QuickBooks Online vers Synchroteam
Lorsque vous créez un nouveau client dans QuickBooks Online, celui-ci est automatiquement synchronisé dans Synchroteam.
Exemple :
Je crée un nouveau client dans QuickBooks Online nommé "My QB Company" en remplissant les champs nécessaires.
Une fois la synchronisation effectuée, le client est alors présent dans Synchroteam.
Vous pouvez également décider d'importer directement vos clients Quickbooks vers Synchroteam en cliquant sur le bouton "Télécharger" (voir ci-dessus).
