El control de horas le permite realizar un seguimiento de las actividades de sus técnicos y crear nóminas en función de sus planillas horarias.
Para ver cómo usar Control de horas en la aplicación móvil, haga clic aquí.
CONFIGURACIÓN DE CONTROL DE HORAS
Para activar el control de horas en su cuenta, vaya a Configuración (1) > Opciones (2)
En la primera sección Encender/Apagar las funciones del sistema, active el control de horas y configure el número de minutos de inactividad tras los que el reloj se apagará de forma automática.
Por ejemplo: La hora de salida automática se ha configurado para que ocurra tras 30 minutos de inactividad.
Después de hacerlo, vuelva a Configuración (1) > Más (2) y haga clic en Tarifas de pago (3) para gestionar las tarifas de pago de sus técnicos en Control de horas y nómina.
Ahora puede activar el control de horas para los técnicos de su elección.
Al hacer clic en el nombre de sus técnicos, puede marcar la casilla Control de horas y elegir si desea basar sus horas extras en el número de horas por día o por semana en la lista desplegable.
Ahora puede rellenar los siguientes campos:
- El número de horas a las que comenzarán las horas extras 1 y 2 de su técnico
- La tarifa regular a la que paga a su técnico
- La tarifa a la que pagará a su técnico durante las horas extras 1 y 2
Si el técnico anterior, Nico Steven, ha trabajado 12 horas hoy, entonces tendrá sus primeras ocho horas a una tarifa regular de 25 euros. Luego, como hemos decidido que la primera hora extra comienza después de ocho horas y la segunda después de nueve, le pagarán 30 euros por su novena hora. Y, por último, le pagarán 35 euros por hora o sus últimas tres horas.
Por lo tanto, la nómina de hoy = 8x25+1x30+3x35 = 335 euros
TIPO DE ACTIVIDADES
Para finalizar la configuración de Control de horas, vaya a Configuración (1) > Tipos de actividad (2) para dar a conocer el tipo de sus actividades y elegir si serán de pago o no.
Las actividades de pago se contabilizan en las planillas horarias y se incluyen en las nóminas de los técnicos.
Las actividades que no son de pago aparecerán en las planillas horarias, pero su duración no se incluirá en el cálculo de las nóminas.
En cada actividad, puede elegir entre tres tipos de actividades:
- Actividad en curso para las actividades que se realizan mientras el técnico está en el trabajo. Su duración se incluye en la planilla horaria del técnico. Por ejemplo: descansos para el almuerzo o formación.
- Indisponibilidad para actividades como vacaciones, que creará un conflicto si se planifican intervenciones en ese momento.
- Recorrer: este tipo de actividad se utiliza cuando el técnico está en movimiento, por ejemplo, entre dos intervenciones.
A continuación, puede elegir si son de pago o no haciendo clic en Sí o No en la lista desplegable.
Si una actividad es de pago, se generará automáticamente una hora de entrada en la aplicación móvil y si un técnico inicia una actividad que no es de pago, se pondrá automáticamente en hora de salida.
Para obtener más detalles sobre la creación de actividades en la oficina administrativa, consulta el artículo Actividades, y para ver cómo usarlas en la aplicación móvil, consulta el artículo Utilizar actividades para el móvil..
PLANIFICACIÓN
Si va a la pestaña Planificación, puede ver todas las intervenciones y actividades en orden de aparición y también todas las horas de entrada y de salida y la hora a las que ocurrieron.
Planificación diaria
Las franjas horarias de la planificación diaria registran cada hora de entrada que se ha producido durante ese día. También puede ver las horas exactas haciendo clic en ellas.
Planificación semanal
En la planificación semanal, podrá ver las horas de todas las intervenciones, actividades y horas de entrada y de salida.
Aparecerán en orden cronológico y puede hacer clic en cada una para ver los detalles.
Planificación de actividades
Puede ver todas las actividades y las horas de entrada yendo a Planificación > Actividades
Ahí puede cambiar la información vinculada a cualquier tipo de actividad haciendo clic en ella > Editar > Guardar.
Esta planificación abarca todas las actividades Horas de entrada, En curso, Recorrer e Indisponibilidad, de pago o no.
PLANILLAS HORARIAS
Vaya a la pestaña Control de horas (1) y seleccione Planillas horarias (2)
A continuación, verá las planillas horarias de todos sus técnicos, uno tras otro, de la semana actual.
Puede elegir ver solo la planilla horaria de uno de sus técnicos facilitando su nombre (1) y puede cambiar la semana que desea examinar (2).
Tenga en cuenta que todas las planillas horarias son semanales y siempre comienzan en lunes y terminan en domingo.
En cada día de la planilla horaria del técnico, verá su planificación diaria que se compone de cuatro categorías:
- Intervenciones: suma de todas las horas que se ha pasado realizando las diferentes intervenciones.
- Recorrer: suma de todas las horas que se ha pasado realizando actividades de Recorrido.
- Otros: suma de todas las horas que se ha pasado realizando Actividades en curso.
- Inactividad: suma de todas las horas de entrada que no se corresponden con ninguna actividad ni intervención
Debajo de cada total de horas, también aparece el porcentaje que cada categoría representa en todo el día, del que se informa justo encima de la tabla azul.
Entre paréntesis, también se obtienen las horas acumuladas de la semana.
Por ejemplo: El lunes (primer día de la planilla horaria) el técnico tiene un total de 05:49, por lo tanto, es también el tiempo indicado para la semana. Sin embargo, el miércoles las horas semanales han pasado a 11:12, ya que hemos añadido su tiempo diario de 05:23 y que no hubo actividad el martes.
DETALLES DIARIOS
Al hacer clic en Detalles debajo de la tabla, puede ver las horas del técnico:
- Horas de entrada
- Intervenciones
- Actividades en curso (en naranja)
- Actividades de Recorrido (en verde), con el número de kilómetros recorridos
Como puede ver en el ejemplo anterior:
- La conducción (una actividad de Recorrido de pago) está en verde y puede ver el número de kilómetros
- La formación (una Actividad en curso de pago) está en naranja
- El descanso para el almuerzo (una Actividad en curso que no es de pago) está en naranja y separado de las intervenciones, las actividades de pago y las horas de entrada, ya que ese tiempo no se incluirá en las nóminas.
CÁLCULO DE HORAS DIARIAS
A la derecha de un bloque de intervenciones, se ven las horas (sin interrupciones) de la intervención. Por lo tanto, una intervención que se ha pausado y reiniciado un par de veces aparecerá en tres bloques.
Las intervenciones solo aparecerán en las planillas horarias una vez que se hayan realizado.
Las horas de cualquier hora de entrada, intervención o actividad que haya comenzado el día X pero continúen en los días posteriores sin interrupción, pertenecen al día X.
Por ejemplo, como puede ver abajo, la intervención ha comenzado a las 17:55 del 29 y ha terminado el 30 a las 11:21, lo que hace un total de 17:27 horas de intervención. Estas horas se indicarán en el 29.
CÁLCULO DE HORAS EXTRAS
Una vez que tenga el total de horas que se han realizado durante el día, puede, primero, decidir recalcular el número de horas que se han realizado y, a continuación, las horas se distribuirán correctamente de acuerdo con el formulario de control de horas del técnico.
Si tomamos el ejemplo de Mickael Shinoda, para el que había configurado previamente las siguientes horas extras y tarifas, sus horas diarias se distribuirán como se ve en la tabla de abajo.
EXPORTAR PLANILLAS HORARIAS
Para exportar las planillas horarias semanales del técnico, seleccione un semana en el selector de fechas y haga clic en el botón Exportar a Excel en la parte superior derecha.
PERIODOS DE PAGO
En la pestaña Periodo de pago, tendrá una visión general de todos los periodos de pago que ha configurado con:
- Fecha de inicio y de finalización
- Número de técnicos
- El total de horas regulares, extras 1 y 2, y la suma de todas
- El total de los costos de las horas regulares, extras 1 y 2, y la suma de todas
Después de haber revisado las planillas horarias de los técnicos, puede crear periodos de pago, que es un periodo durante el cual puede ver la suma de las horas que sus técnicos han trabajado y cuánto les debe.
Para configurar un periodo de pago, vaya a la pestaña Control de horas (1) y seleccione Periodos de pago (2), y haga clic en el botón + Periodo de pago
A continuación, en la ventana emergente, rellene el nombre del periodo de pago y la fecha de inicio y finalización, y haga clic en Guardar.
Puede cambiar el nombre y las fechas de su periodo de pago haciendo clic en él y luego en Editar.
Revisión del periodo de pago
Ahora puede abrir el periodo de pago yendo a su nombre y haciendo clic en Detalle.
En caso de que no haya revisado todas las planillas horarias de su técnico, puede volver y revisarlas haciendo clic en Revisar.
Una vez que haya sido redirigido a la planilla horaria correspondiente, compruebe las horas y haga clic en Guardar en todos los días incluidos en el periodo de pago.
Cuando se hayan revisado todas, puede ver el costo total del periodo de pago (1).
Si todo parece estar correcto, puede hacer clic en Bloquear todo (2) para validarlo y luego en Exportar a Excel (3).
Si necesita aplicar modificaciones a las planillas horarias debido a un cambio en las horas, haga clic en Desbloquear, luego en Revisar en el nombre del técnico, aplique los cambios y guárdelos de nuevo.