Synchroteam vous donne l'opportunité de configurer des règles de déclenchement de notifications pour chaque changement de statut d'intervention (planifiée, démarrée, terminée...).
Vous pouvez alors choisir pour chaque notification le destinataire, et s'il s'agit d'un envoi de sms, d'un email ou les deux. Des balises vous permettent de personnaliser le corps du message envoyé. Par exemple, un technicien démarre une intervention, un sms est envoyé au responsable, l'intervention est terminée un email est envoyé au client avec le lien de téléchargement du rapport.
L'envoi de sms est soumis à l'achat d'unités depuis l'application Synchroteam.
Attention : Les notifications qui ont en Déclencheur "Origine: Tous" ou "Origine: Technicien" nécessitent d'avoir téléchargé au moins la version 50.X de l'application Synchroteam, afin d'assurer l'envoi automatique de tous vos messages.
ACTIVATION DES SMS
Afin d’activer l'envoi des SMS aller dans "Configuration" (1) > "Mon compte" (2).
1. Achat des Pack SMS
Activer les notifications par SMS (1) pour ouvrir la partie configuration.
Vous avez la possibilité d'acheter ou de renouveler vos crédits SMS :
Cliquez sur le bouton "+ Ajouter des crédits". (2)
Dans la fenêtre sélectionnez la taille du pack sms (1) puis cliquez sur "Acheter" (2).
Dans le fenêtre de confirmation cliquez sur "Oui" afin de valider votre achat.
Une fois l'achat finalisé vous verrez votre solde SMS crédité et vous retrouverez votre facture dans "Mon compte" > "Factures".
2. Alerte et renouvellement automatique
Synchroteam vous donne la possibilité d'activer le renouvellement automatique de vos crédits sms en rachetant automatiquement le dernier pack que vous aviez acheté dès que la limite que vous aurez fixée dans "Alerte ou Renouvellement auto à" sera atteinte.
Afin d'activer le renouvellement automatique veuillez cocher la case associée (1) et renseigner le nombre de crédits à partir duquel vous souhaitez que le renouvellement se fasse dans la case en face de "Alerte ou Renouvellement auto à"(2), puis cliquez sur "Enregistrer" (3).
Si vous décidez de ne pas activer le renouvellement automatique les administrateurs recevront un email les informant que le nombre de crédits définis en "Alerte" a été atteint et vous proposera de racheter des crédits sms.
3. Limite à 160 caractères
Sachant qu'1 sms de 160 caractères correspond à un crédit nous vous donnons l'option de limiter vos sms à 160 caractères afin de limiter votre consommation. Pour ce faire cochez la case en face de "Max 160 caractères par SMS (ou 70 caractères Unicode)" (1) et cliquez sur le bouton "Enregistrer" (2).
Notez que seul un certain nombre de caractères sont gérés pour l’envoi de SMS (spécifications GSM 03.38). Si votre sms comporte des caractères spéciaux ou non latins (ex: ù, é, &, ç...) alors votre sms sera en unicode et 1 crédit sms équivaudra à 70 caractères.
Enfin, vous pourrez accéder à la liste des 100 derniers SMS envoyés en cliquant sur le bouton "Les derniers SMS envoyés" (3).
4. Personnaliser le numéro d'envoi
Vous pouvez décider de personnaliser le numéro expéditeur de vos notifications SMS.
Pour ce faire, renseignez un nom (1) (max: 11 caractères et sans caractères spéciaux) et cliquez sur "Enregistrer" (2) .
CONFIGURATION DES NOTIFICATIONS
Allez dans "Configuration" (1) > "Notifications" (2).
Pour créer une notification cliquez sur le bouton "+ Créer".
Pour Modifier, Dupliquer ou Supprimer une notification existante, cliquez sur le bouton “Actions” :
Dans la fenêtre de notification vous devrez alors choisir un élément déclencheur (1), le type de message, son destinataire (2) et donner le contenu du message (3).
Veuillez noter que plusieurs messages (emails et sms confondus) peuvent être envoyés pour un déclencheur.
Pour ce faire il vous suffit de cliquer sur le bouton "+ Créer un message" (4) ou de dupliquer un de vos messages en cliquant sur l'icône fichier à droite du message (5).
Enfin, vous pouvez décider d’envoyer des notifications uniquement pour un type d’intervention et/ou pour un client en particulier (6).
1. Choisir le déclencheur
- Sélectionnez un événement suite auquel un sms sera envoyé
Vous pouvez choisir entre une intervention créée, Brouillon, planifiée, démarrée, suspendue, terminée, validée, annulée, déplanifiée et supprimée.
- Sélectionnez la personne qui sera à l'origine de l’événement
Un événement peut être déclenché par un Administrateur/Gestionnaire, le client, le technicien ou l'un des trois, peu importe son profil.
2. Sélectionner la méthode d'envoi et le destinataire
- Choisissez d'envoyer un Email, un sms (Text Message) ou un Webhook.
- Sélectionnez un destinataire depuis la liste :
- Administrateurs: aux numéros de téléphone ou adresses emails de tous les administrateurs
- Technicien(s) lié(s) à l'intervention : au technicien principal ou à tous les techniciens liés à l'intervention (principal et auxiliaire(s))
- Gestionnaires: aux numéros de téléphone ou adresses emails de tous les gestionnaires
- Créateur de l'intervention: au numéro de téléphone ou adresse email du créateur de l'intervention (administrateur, gestionnaire ou technicien)
- Champ du rapport (Entrer le nom): au numéro de téléphone ou à l'adresse email renseignée comme valeur pour le champs du rapport d'intervention donné
- Personnalisé (Saisie manuelle): renseignez un numéro de téléphone ou une adresse email
- A tous les numéros de téléphone ou adresses emails renseignés dans des champs personnalisés de type "Email" ou "Téléphone" associés aux interventions, techniciens, clients, sites ou équipements.
3. Créer un message
Vous pouvez à présent saisir votre message et vous servir des champs mis à votre disposition afin de personnaliser votre message pour chaque intervention.
Liste des champs disponibles :
- Champs liés à l'intervention: dates et heures planifiées et réelles, lien vers le PDF du rapport d'intervention, numéro d'intervention, description, type d'intervention, contact, etc., ainsi que l'ensemble des champs personnalisés associés
- Champs liés au technicien: nom et champs personnalisés
- Champs liés au Client/Site/Equipement : nom et champs personnalisés
Une fois que vous avez configuré le déclencheur, la méthode, le destinataire et saisi votre message vous pouvez cliquer sur le bouton "Enregistrer" afin de sauvegarder votre notification.
Les différences entre les messages envoyés par email et par sms sont le fait que:
- les emails doivent comporter un titre
- les sms reçus peuvent être tronqués à 160 caractères (ou 70 pour les sms unicode) si cette fonctionnalité a été cochée (voir ci-dessus).
4. Envoyer vos notifications SMS ou Mail avec un délai
Synchroteam vous donne la possibilité d’envoyer des SMS et Mail après un certain délai pour les statuts suivants d’une intervention : Brouillon, planifiée, démarrée, terminée et validée.
Voici vos différentes options d’envoi avec délai par statut :
- Brouillon : message envoyé X temps "avant l’heure de planification de l’intervention"
- Planifié : message envoyé X temps "avant l’heure de planification de l’intervention"
- Démarré : message envoyé X temps " après que l’intervention ait été démarrée"
- Terminé : message envoyé X temps "après que l’intervention ait été terminée"
- Validé : message envoyé X temps "après la validation"
Pour définir un délai d'envoi:
1. Sélectionnez 1 des 5 statuts d'intervention listés ci-dessus
2. Créez une notification de type SMS ou MAIL
3. Cochez la case délai et définissez un nombre de minutes ou heures pour le délai d'envoi
Toute modification de planification réalisée avant expiration du Délai sera prise en compte, seule la dernière planification enregistrée sera effective.
5. Maitriser le nombre de notifications SMS ou Mail envoyées
Vous pouvez choisir de n'envoyer la notification qu'une seule fois en cochant la case "Envoyer une fois".
Cette option s'applique aux évènements : Brouillon, planifiée, démarrée, terminée et validée.
Elle permet de replanifier plusieurs fois une intervention sans envoyer de notification en doublon. Si cochée, seule la première notification sera envoyée.
Pour définir un nombre d'envoi:
1. Sélectionnez 1 des 5 statuts d'intervention listés ci-dessus
2. Créez une notification de type SMS ou MAIL
3. Cochez la case : "Envoyer une fois"
6. Envoyer une invitation via les notifications Mail Brouillons et Planifiées
Synchroteam vous donne la possibilité d’ ajouter le RDV en pièce jointe de la notification en cochant la case "Ajouter le RDV en pièce jointe"
Cette option s'applique uniquement aux évènements Brouillon et Planifié.
Pour envoyer une invitation:
1. Sélectionnez 1 des 2 statuts d'intervention listés ci-dessus
2. Créez une notification de type MAIL
3. Cochez la case : "Ajouter le RDV en pièce jointe"
7. Envoyer vos notifications par Webhook
Un WebHook est un appel HTTP effectué sur un événement.
Vous pouvez utiliser comme exemple le lien https://webhook.site qui permet de créer des URL temporaires et de vérifier le contenu de toutes les requêtes HTTP qui appellent cette URL temporaire.
8. Appliquer des filtres
Sélectionner un type d’intervention et / ou un client pour lequel vous souhaitez générer des notifications.
Les notifications ne seront envoyées que si l’intervention a bien le type d’intervention sélectionné et est bien affectée au client sélectionné.
9. Liste des notifications envoyées
Vous pouvez accéder à la liste des 100 derniers SMS envoyés en cliquant sur le bouton "Les derniers SMS envoyés" ou à la liste des 100 derniers emails envoyés en cliquant sur le bouton "Les derniers Emails envoyés".
Vous pouvez également consulter la liste des notifications envoyées pour chaque intervention en allant dans les détails de l’intervention.
Exemples de notifications :
Notification 1:
Quand le client crée une intervention depuis le portail client je veux, en tant que gestionnaire, recevoir un email de notification afin de pouvoir la planifier.
Notification 2:
Quand je planifie une intervention je veux que le client reçoive un email l'informant de la date de planification et je veux que tous les techniciens liés à l'intervention (principal et auxiliaire(s)) reçoivent un SMS avec le contact du client.
Notification 3:
Quand le technicien termine une intervention je veux que le client reçoive un email contenant le lien vers le PDF du rapport d'intervention.
Exemple de notification avec un questionnaire de satisfaction:
Synchroteam vous permet également d'insérer des liens dans le contenu de vos messages.
Cela peut vous permettre, par exemple, de créer des questionnaires de satisfaction pour vos clients et de les envoyer par le biais des notifications Email et/ou SMS.
Comme vous pouvez le voir ci-dessous, nous décidons d'envoyer un email au client, lorsqu'une de ses interventions a été validée par un administrateur ou gestionnaire, afin de pouvoir récupérer ses impressions sur l'intervention.
Vous pouvez créer des formulaires grâce à de multiples plateformes en ligne. Voici un exemple de formulaire :
