Synchroteam le permite configurar activadores de notificaciones y reglas para cada cambio de estado de la intervención (Planificada, En curso, Terminada, etc.).
Para cada notificación, configure el destinatario, el tipo de mensaje (mensaje de texto, correo electrónico o ambos). Utilice códigos de combinación para personalizar el contenido del mensaje. Por ejemplo, cuando un técnico inicia una intervención, se envía un mensaje de texto al gestor; cuando la intervención ha finalizado se envía un correo electrónico al cliente con un vínculo de descarga al informe de intervención.
Para enviar mensajes de texto, debe comprar bloques de crédito de mensajes de texto de la aplicación Synchroteam.
Tenga en cuenta que para las notificaciones con Origen del evento: Técnico u Origen del evento: Todos, los técnicos deben tener al menos la versión 50.X de la aplicación Synchroteam para poder enviar todos los mensajes automáticamente.
ACTIVACIÓN DE MENSAJES DE TEXTO
Para activar la extensión SMS, vaya a Configuración (1) > Notificationes (2)
A continuación, para activar la extensión de notificación por SMS, haga clic en la X para abrir la sección de configuración.
1. Comprar paquetes de créditos de SMS
Haga clic en el botón + Comprar/Renovar paquete de créditos de SMS
En la ventana, seleccione un tamaño del paquete (1) y haga clic en Comprar (2).
En la ventana de confirmación, haga clic en Sí para validar su compra.
Una vez finalizada la compra, verá que aumenta su saldo de crédito y recibirá su factura en Mi Cuenta > Facturas.
2. Renovación automática y Advertir en
Puede elegir activar la renovación automática si prefiere volver a comprar automáticamente el paquete que ya compró con anterioridad una vez que el saldo de crédito de SMS alcanza un determinado límite.
Para activar Renovación automática, marque la casilla Renovación automática (1) y en el campo de abajo Advertir/renovar automáticamente en (2), establezca el límite de crédito en el que desea que se produzca la compra automática y, a continuación, haga clic en Guardar configuración (3).
If you decide not the activate the Auto-renew then administrators will receive an email notifying them that you have reached the SMS limit set at "Warn at" (2), asking you if you would like to repurchase SMS credits.
Si decide no activar Renovación automática, los administradores recibirán un correo electrónico notificándoles que ha alcanzado el límite de SMS establecido en Advertir en (2) y le preguntarán si desea volver a comprar créditos de SMS.
3. Límite de 160 caracteres
Tenga en cuenta que un mensaje de texto de 160 caracteres equivale a un crédito.
Si su SMS supera los 160 caracteres, usará un crédito extra.
Por lo tanto, si desea limitar su consumo de SMS, puede marcar la casilla (1) para que su SMS solo envíe los primeros 160 caracteres y corte el resto, a continuación, haga clic en Guardar configuración (2)
4. Personalizar el número de teléfono
Puede cambiar el número de teléfono desde el que se envían las notificaciones.
Por ejemplo, puede poner el nombre de su compañía como remitente para que los clientes conozcan la procedencia del mensaje.
Para ello, ingrese un texto con un máximo de 11 caracteres (1) (sin caracteres especiales) y haga clic en Guardar.
CONFIGURACIÓN DE NOTIFICACIONES
Go to "Settings" (1) > "Notifications" (2).
Para crear una notificación, haga clic en Añadir.
En la ventana de notificaciones, tendrá que seleccionar un activador, (1) elegir un método de notificación y un destinatario (2), y escribir el mensaje (3).
Tenga en cuenta que puede enviar varios mensajes por activador de notificación.
Para ello, puede hacer clic en el botón + Añadir mensaje (4) o puede duplicar el mensaje de su elección haciendo clic en el icono de archivo doble (5) que hay junto a él.
También puede enviar notificaciones solo para un tipo de intervención y/o para un cliente en concreto (6).
1. Seleccionar un activador
- Elija un evento para el que desee que se envíe la notificación
Se pueden enviar notificaciones para una intervención creada, planificada, iniciada, suspendida, finalizada, validada, cancelada o sin planificar.
- Elija a la persona responsable del evento
Un administrador/gestor, el cliente, el técnico o cualquiera de ellos pueden activar eventos.
2. Elegir un método y un destinatario
- Seleccione si quiere enviar un correo electrónico, mensaje de texto o webhook.
- Seleccione un destinatario de la lista desplegable:
- Administradores: a todas las direcciones de correo electrónico o números de teléfono de los administradores
- Técnicos asignados: al técnico principal o a todos los técnicos asignados
- Gestores: a todas las direcciones de correo electrónico o números de teléfono de los gestores
- Creador de intervención: al administrador, gestor o técnico que creó la intervención
- Campo del informe (ingresar etiqueta): a la dirección de correo electrónico o al número de teléfono que ingresó el técnico en el campo determinado del modelo de informe de intervención
- Personalizado (ingresar manualmente): a cualquier dirección de correo electrónico o número de teléfono que escriba
- A todos los campos personalizables Correo electrónico o Teléfono (definidos como Tipo) relacionados con sus intervenciones, técnicos, clientes, sitios, equipo
3. Contenido del mensaje
Ahora puede escribir el mensaje y utilizar una larga lista de campos que le permitirán personalizar el mensaje basándose en la información vinculada a la intervención que activa la notificación.
Lista de campos disponibles:
- Relacionados con la intervención: fechas y horas planificadas y realizadas, el vínculo al PDF del informe de intervención, número de intervención, descripción de intervención, tipo de intervención, contacto, etc., así como todos los campos personalizables de su intervención
- Relacionados con el técnico: nombres y campos personalizables
- Relacionados con el cliente/sitio/equipo: nombres y campos personalizables
Una vez que haya seleccionado el activador, método, destinatario y escrito su mensaje, puede hacer clic en el botón Guardar.
Las únicas dos diferencias entre los correos electrónicos y los mensajes de texto son las siguientes:
- Los correos electrónicos tienen que tener un título
- Los mensajes de texto pueden truncarse si ha seleccionado un límite de 160 caracteres (consultar parte anterior)
4. Programar el envío de notificaciones con retraso
Synchroteam le permite programar el envío de notificaciones.
Puede programar el envío para los siguientes estados de la intervención: Borrador, Planificada, Iniciada, Finalizada y Validada.
A continuación, las opciones de programación de envío en función del estado de la intervención seleccionado:
- Borrador : el mensaje se envía X minutos/horas antes de la fecha de planificación
- Planificada: el mensaje se envía X minutos/horas antes de la fecha de planificación
- Iniciada: el mensaje se envía X minutos/horas después de que la intervención comience
- Finalizada: el mensaje se envía X minutos/horas después de que la intervención finalice
- Validada: el mensaje se envía X minutos/horas después de la fecha de validación
Para aplicar la programación de envío:
- Seleccione uno de los cinto estados de la intervención anteriores
- Cree un email oun mensaje de texto
- Marque la casilla de programación de envío e ingrese el número de minutos u horas.
Se tendrá en cuenta cualquier modificación de programación realizada antes de la expiración de la Fecha límite, solo serán efectivas las últimas configuraciones de programación guardadas.
5. Controle la cantidad de mensajes de texto o notificaciones de correo electrónico enviadas
Puede optar por enviar la notificación solo una vez marcando la casilla "Enviar una vez".
Esta opción se aplica a los eventos: Borrador, programado, iniciado, completado y validado.
Le permite reprogramar un trabajo varias veces sin enviar notificaciones duplicadas. Si está marcada, solo se enviará la primera notificación.
Para aplicar Para aplicar un control:
- Seleccione uno de los cinto estados de la intervención anteriores
- Cree un email oun mensaje de texto
- Marque la casilla "Enviar una vez"
6.Send an Calendar invit via draft and scheduled Email notifications
Synchroteam le ofrece la posibilidad de agregar una invitación como archivo adjunto a la notificación marcando la casilla "Adjuntar invitación de calendario".
Esta opción solo se aplica a los eventos: Borrador y programado.
Para enviar una invitación de Calendario:
1. Seleccione 1 de los 2 estados de trabajos enumerados anteriormente
2. Crear una notificación Tipo Correo electrónico
3. Marque la casilla: "Adjuntar invitación al calendario"
7. Enviar notificaciones por webhook
Un webhook es una llamada a HTTP que se realiza en un evento
Puede usar de ejemplo https://webhook.site que le permite crear de forma temporal URLs y comprobar el contenido de todas las solicitudes HTTP que llaman a esta URL temporal.
6. Seleccionar los filtros
Seleccione un tipo de intervención y/o un cliente para el que le gustaría generar notificaciones.
Una vez seleccionados, las notificaciones solo se enviarán para intervenciones que tengan el tipo de intervención y/o cliente.
7. Lista de notificaciones enviadas
Podrá ver la lista de los últimos 100 SMS enviados haciendo clic en el botón Últimos mensajes de texto enviados o la lista de los últimos 100 correos electrónicos enviados haciendo clic en el botón Últimos correos electrónicos enviados.
También podrá ver la lista de todas las notificaciones enviadas para cada intervención en los detalles de las intervenciones.
Ejemplos de notificaciones:
Notificación 1:
Cuando el cliente crea una intervención a través del portal de clientes, me gustaría, como gestor, recibir un correo electrónico para que yo la planifique.
Notificación 2:
Cuando planifico el trabajo, me gustaría que el cliente lo supiera por correo electrónico y que todos los técnicos (principal y auxiliar) recibieran un mensaje de texto con la información de contacto relacionada con la intervención.
Notificación 3:
Cuando el técnico finaliza una intervención, me gustaría que el cliente reciba un correo electrónico con el vínculo al PDF del informe de intervención.
Ejemplo de notificaciones de encuesta:
Synchroteam le permite insertar vínculos web en el contenido del mensaje.
Por ejemplo, puede crear una encuesta de satisfacción del cliente que se enviaría a sus clientes mediante notificaciones por correo electrónico o mensaje de texto.
Como puede ver a continuación, hemos decidido enviar un correo electrónico a nuestros clientes siempre que un administrador o gestor valide alguna de sus intervenciones para que nos envíen sus comentarios.
Puede crear formularios en línea a través de muchas plataformas. Aquí hay un ejemplo:
