Les options permettent d'adapter l'application à vos besoins comme la Cartographie, la notion de Sites pour les clients ayant plusieurs entités, les libres commentaires dans les rapports d'interventions, etc.

Cliquez sur "Configuration"(1) puis "Options" (2):

Les Options et autorisations sont divisées en 5 onglets :

Fonctions Système Techniciens / Sous-traitants Application mobile Clients Sécurité

 

Onglet 1 : Fonctions Système

• Interventions

  • Description de l'intervention obligatoire :Si vous souhaitez que toutes les interventions aient une description.
  • Les Gestionnaires peuvent importer des Interventions : Si activé permet aux Gestionnaires de faire des imports (INACTIF par défaut)
  • Le technicien voit les interventions de son groupe : cette option permet aux membres de l'équipe de voir les interventions affectées à tous les membres de l'équipe depuis le Back Office (INACTIF par défaut). A noter: tout technicien ne faisant pas partie d'un groupe pourra alors voir l'ensemble des interventions.
  •  

• Comptes-rendus

  • Personnaliser l'Entête et le Logo des rapports d'intervention : Configurer un en-tête et un logo pour chaque type d'intervention (INACTIF par défaut). Par exemple, si vous êtes un sous-traitant vous pouvez insérer votre logo dans un rapport d’intervention ; de même si votre groupe est composé de plusieurs sociétés.
  • Activer les commentaires dans les rapports d'intervention : si vous souhaitez permettre à vos techniciens de pouvoir saisir un commentaire libre à chacun des champs de votre rapport d'intervention (INACTIF par défaut).
  • Supprimer les Signatures si l’intervention est modifiée : si cette option est activée sur le mobile, cela en engendrera la suppression de la signature du client et du technicien lorsque ce dernier apportera des modifications au compte-rendu d’intervention. (cf.Validité Signature).

• Planification :

  • Mode Provisoire : (INACTIF par défaut) permet de mettre de créer et planifier une intervention (choix du technicien et choix des dates) sans qu’elle apparaisse sur l'application mobile. Ce statut d’intervention porte la couleur Jaune:
    

• Panier :

  • 3 Options possibles (INACTIF par défaut)
    - ACTIVER seul ouvre la fonction Panier et en affiche l’onglet dans le menu Intervention
    - ACTIVER + Par défaut les nouvelles interventions vont dans le Panier
    - ACTIVER + Les interventions créées par le portail client sont ajoutées au Panier d’intervention

• Clients :
  

  • Sites Multiples pour les clients : si vos clients ont plusieurs lieux d’interventions vous pouvez d'activer cette fonction (INACTIF par défaut).
  • Créer un client lorsque l'on crée une intervention sur un client non référencé : Si un nouveau client n'existe pas lors de la création d'une intervention, il est automatiquement ajouté dans la base (ACTIF par défaut). Dans le cas contraire, le nom du client n'apparaîtra que dans l’intervention.
  • Lien WhatsApp : Synchroteam vous permet d'associer tous vos contacts enregistrés sur votre compte avec leur compte WhatsApp. Cela permettra à vos gestionnaires et techniciens de communiquer avec leurs contacts de manière sécurisée et instantanée.

• Devis/Factures :
  

  • Seulement pour les administrateurs : pour que les gestionnaires n’aient pas accès à la facturation.
  • Facturation stricte : permet d’empêcher la modification d’une facture émise. En cas de modification, un avoir sera automatiquement créé ainsi qu’une nouvelle facture.
  • Facturer un client différent : vous permet de sélectionner un autre client pour la facturation.

• Cartographie : pour visualiser vos techniciens, les trajets, les interventions... (ACTIF par défaut).
• Projets : un projet permet de lier plusieurs interventions ou de définir une séquence d’interventions et d’en suivre de déroulement global.
• Contrats : affiche l’onglet et active la fonction Contrat et Incidents.(INACTIF par défaut)
• Incidents : affiche l’item Incidents dans les menus Contrats et Interventions. Peut être activé sans activer Contrat pour la création d’incidents en les liants directement aux Clients, Sites, Équipements et/ou aux interventions.(INACTIF par défaut)
• Gestion des inventaires : vous permet de gérer vos stocks de pièces et prestations (pour activer cette option, merci e bien vouloir nous soumettre votre demande en cliquant ici.
• Suivi des Temps : vous permet de définir le nombre de minutes sans activités (pas d'intervention ou d'activité facturable en cours) après lesquelles le technicien sera automatiquement mis en Horloge Off, compte tenu que celui-ci a bien le Suivi des Temps activé sur son compte.

 

Onglet 2 : Techniciens/Sous Traitants

• Interventions :

  • Créer une intervention : Cette option autorise le technicien à créer une intervention pour lui-même ou une intervention à planifier.
  • Décliner une intervention : cette option autorise les techniciens à refuser une intervention
  • Replanifier une intervention : cette option autorise les techniciens à modifier la date d’une intervention.
  • Forcer l'utilisation du modèle de rapport par défaut : Si cochée lors de la création d’intervention par le technicien sur l’application Mobile cette option force le choix du Modèle de Rapport en fonction de celui qui est lié au Type de l’intervention. Si décochée le technicien peut créer une intervention en utilisant le Modèle de rapport de son choix, quel que soit le Type de l’intervention.

• Clients :

  • Rendre la liste des Clients visible : permet au technicien de visualiser tous les clients, sites et équipements depuis son mobile.

• Autorisations spécifiques aux sous-traitants :

  • Créer une intervention : Cette option autorise le sous-traitant à créer une intervention pour lui-même ou une intervention à planifier. Option disponible uniquement si déjà activée sur les techniciens.
  • Rendre la liste des Clients visible : permet au sous-traitant de visualiser tous les clients, sites et équipements depuis son mobile.

• Planification :

  • Modifier les activités sur le back-office web: permet de bloquer la création et modification des activités sur le Back Office par les techniciens tout en leur permettant d’accéder à tout leur historique.(INACTIF par défaut)
  • Modifier les temps d'interventions sur le back-office web : 
    A désactiver pour empêcher les Techniciens de modifier les dates et heures réelles de leurs interventions une fois qu’elles sont terminées.(INACTIF par défaut)

• Facturation :

  • Créer ou mettre à jour un Devis ou une Facture : permet au technicien de créer ou modifier un devis ou une facture sur ses interventions.

• Inventaire :

  • Ne pas afficher les prix dans Pièces et Prestations

Gestion de stock : ces options n'apparaîtront que si la gestion de stock est activée, ces fonctionnalités permettent à chaque technicien de gérer son propre stock de pièces depuis l’application mobile

• • Prendre des pièces dans un dépôt/véhicule 
  • Envoi de la pièce dans un dépôt/véhicule 
  • Demande de pièce au dépôt/véhicule

 

Onglet 3 : Application mobile

• Activer/désactiver certaines fonctionnalités du mobile :
  • Suivi GPS : cette option permet d'activer le tracking GPS de vos techniciens. Pour des raisons légales cette option doit également être activée manuellement sur chaque terminal mobile (ACTIF par défaut sur le back-office). Vos techniciens seront donc visibles dans la Cartographie.

  • Faire signer le Technicien : cette option permet d'afficher la signature du technicien dans le back office et sur l’application mobile.

  • Faire signer le Client : cette option permet d'afficher la signature du client dans le back office et sur l’application mobile.

  • Ajout de photos uniquement depuis l'appareil photo : ce qui permet pour le technicien de ne jamais stocker les photos dans la Galerie.

• Actions qui déclenchent automatiquement la synchronisation du mobile :

  • Choisissez dans la liste les actions du technicien qui se signaleront automatiquement au gestionnaire : Démarrer, Suspendre, Reprendre et Terminer.

 

Onglet 4 : Clients

• Ce que mon Client peut faire depuis le Portail Client

Synchroteam met à votre disposition un portail client. Ce portail vous permet de fournir à vos clients une fenêtre sur la réalisation des interventions le concernant avec comme options les fonctionnalités suivantes :

• • Ajouter des pièces jointes 
  • Voir les Factures / Devis
  • Afficher seulement les interventions validées
  • Créer des demandes d’intervention : si vous utilisez le portail client, cette option permet à vos clients de créer des interventions (INACTIF par défaut).

 

Onglet 5 : Sécurité

• • Complexité du mot de passe : cette option permet de gérer le niveau de complexité des mots de passe : Moyenne, Haute ou Maximale
  • Expiration de l'authentification sur le Mobile (jours): Permet de limiter la durée de validité de la session, et d’obliger le technicien à se reconnecter à une certaine fréquence. (Tous les jours, ou tous les 7 jours, etc…)
  • Authentification à 2 facteurs : Un code de sécurité sera envoyé par courrier électronique (Administrateur et Gestionnaire uniquement)

 

Paramètres : Expéditeur/destinataire par défaut

Cette partie permet de pré-remplir les adresses email lors de la génération du PDF.

• Technicien affecté : Au mail du technicien affecté
• Contact associé à l'intervention : A l'adresse mail renseignée dans le contact de l’intervention
• Contact associé au Client : A l'adresse mail renseignée dans le contact du Client
• Contact associé au Site : A l'adresse mail renseignée dans le contact du Site
• Contenu dans un champ personnalisé : A l'adresse mail renseignée comme valeur défini dans un Champ Personnalisable
• Contenu dans le compte-rendu : A l'adresse mail saisie dans le rapport d'intervention par le technicien chez le client
• Personnalisés : A l'adresse mail saisie par le Gestionnaire ou l'Administrateur directement dans cette fenêtre.

Si vous désirez que le rapport d'intervention au format PDF soit envoyé automatiquement vous pouvez créer des notifications Email ou SMS.