Importer vos listes de Clients, Sites, Equipements, Pièces détachées et Utilisateurs

Ordre des imports

Synchroteam vous permet d'importer vos données afin de démarrer rapidement. Par contre, il est impératif de respecter un certain ordre dans le processus d'importation afin de garantir un fonctionnement optimal de l'application.

1. Dans un premier temps, il vous faut importer votre base client.
2. Ensuite, vous pouvez importer vos sites en prenant bien soin que ceux-ci soient liés à un des clients que vous avez précédemment importés.
3. Enfin vous pouvez terminer par l’import des équipements qui peuvent être liés à un des sites importés. 

Cliquez sur "Configuration" depuis n'importe quel écran --> "Import / Export"



Choisissez le type de données que vous voulez importer.

Exemple: merci de cliquer sur "Importer les clients"

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1- Cliquez sur "Choisissez un fichier"
2. Choisissez le fichier .csv file contenant la base Clients que vous souhaitez importer



Sélectionner "Aperçu"
 

Les 3 premières lignes du fichier .csv sont affichées.
1- Indiquer votre adresse email pour connaitre le résultat de l'import
2- Indiquer le séparateur de fichier.
3- Indiquer si la première ligne du fichier doit-être importé.
4- Veuillez indiquer à quelle donnée correspond chaque ligne
5- Cliquez sur "Importer les clients"

Règles sur la création et la mise à jour de vos données

L'importation n’entraîne aucune perte de données mais en crée de nouvelles ou met à jour vos données existantes.

Pour la création de nouvelles données deux règles s'appliquent :

1. Si vous souhaitez créer plusieurs pièces ou prestations dans Synchroteam en les important il ne faut pas qu'elles aient à la fois la même famille et la même designation.

En effet, si plusieurs pièces ont à la fois la même famille et la même designation dans votre fichier .csv alors seule une pièce sera créée ou mise à jour.

2. De même, vous ne pouvez pas créer plusieurs clients, sites ou équipements avec le même nom.

Vous pouvez néanmoins contourner cette règle en leur affectant des numéros personnalisés, ce qui vous permettra de les différencier dans votre fichier d'import.

Pour plus de détails sur l'importation vos propres références Clients, Sites ou Equipements, consultez l'article "Importez votre Numérotation".

Désactiver et réactiver des clients/sites/équipements

Vous pouvez désactiver et réactiver vos clients/sites/équipements grâce à l’importation de données.

Pour ce faire ajoutez une colonne « Active » dans votre fichier .csv

-        Si vous souhaitez désactiver un client/site/équipement, remplissez la cellule avec un " 0 "

-        Si vous souhaitez réactiver un client/site/équipement, remplissez la cellule avec un " 1 "

Exemple :

Choisissez le type de données que vous souhaitez exporter

1- Exemple: exportons la liste clients, cliquez sur "Exporter les clients"
2- Sélectionnez le format d'Export et le séparateur de données
3- Cliquez sur "Exporter"

Attention :
Lorsque vous souhaitez exporter vos données et les réimporter afin d’apporter des modifications à vos données, l’export sous CSV avec Excel vous fera perdre le signe + pour les numéros de téléphone.
Il vous faudra donc convertir ces cellules au format texte et y ajouter le « + ».
L’erreur ne se produit pas si vous faites un export sous Excel (et non en CSV).
 
Pour plus d’information vous pouvez consulter l’article suivant : https://www.data-8.co.uk/news/blog/Opening-CSV-files-with-telephone-numbers-in-Excel​