1. Import des interventions

Synchroteam vous permet d’importer vos interventions en masse par le biais d’un fichier CSV. Toutefois, ce fichier CSV doit respecter un certain nombre de règles (voir le modèle de fichier d'import téléchargeable à la fin de l'article).

Création du fichier CSV d’import

Avant toute chose, il est nécessaire de savoir quelles informations vous souhaitez importer. Un certain nombre de champs sont déjà présents dans Synchroteam, si vous souhaitez rajouter des informations dans vos interventions, il vous faut passer par les champs personnalisables (cf. article : Champs personnalisables).

Il est préférable également que votre fichier d’import comporte une ligne d’entête de colonne comportant le nom de vos champs. Ceci afin de vous simplifier la procédure lorsqu’il s’agira de faire le mapping entre vos champs et ceux de Synchroteam.

Les champs obligatoires

Seuls 3 champs sont obligatoires dans votre fichier d’import.

Le nom du client :
ATTENTION, ce client doit être existant dans Synchroteam. Si vous avez une masse de nouveau clients, vous pouvez utiliser l’import en masse de Clients (cf. article : Importer ou Exporter vos données).

La priorité :

• Low
• Normal
• High

Le type d’affectation :

• 0 : Planification flexible : l'intervention est créée et planifiée.
• 1 : Planification définitive : l'intervention est créée et planifiée et la date et l'heure de début sont bloquées (RDV).
• 2 : Rendez-vous définitif : l'intervention est créée (mais pas planifiée) et vous lui avez fixé une date et une heure de RDV.

Les champs optionnels

Il existe 5 catégories de champs que vous pouvez importer. Chacune de ces catégories regroupent des champs que vous pouvez ajouter à votre fichier d’import.

• Informations générales
• Client
• Contact
• Planification
• Champs personnalisables

La rubrique « Informations générales »

Liste des champs :

• Description : dans ce champ vous pouvez indiquer une description pour votre intervention (pas plus de 2048 caractères)
• Type d’intervention : Le type d’intervention doit être existant dans Synchroteam. Dans le cas contraire, l’intervention aura le type d’intervention configuré « par défaut »
• Priorité : Low, Normal ou High. Fait partie des 3 champs obligatoires
• Numéro d’intervention : champ de type alphanumérique vous permettant de choisir votre propre numérotation. La numérotation Synchroteam restant toujours présente.

• Client facturé : Vous permet de facturer un autre client que le client de l’intervention. Ce client doit également être présent dans Synchroteam.

• ID du projet : champ de type numérique, vous permettant d’associer une intervention à un projet existant. Notez que l’ID du projet n’est pas le numéro du projet mais le numéro indiqué à la fin de l’url des détails du projet. Exemple : pour https://demo.synchroteam.com/deploy52/Projects/Details/18937 l’ID projet est 18937

• N° de projet personnalisé : champ de type alphanumérique, vous permettant d’associer une intervention à un projet existant grâce à son numéro personnalisé ou vous permet d’associer une intervention à un nouveau projet qui sera créé en reprenant le numéro personnalisé renseigné.

• Type de projet : champ de type alphanumérique, vous permettant de définir le type de projet d’un nouveau projet.

Veuillez noter que vous pouvez mettre à jour une intervention créée ou planifiée, si celle-ci détient un numéro personnalisé.

La rubrique « Clients »

Quelques particularités sont au menu des champs de cette rubrique.

Si le client n’est pas présent dans Synchroteam MAIS que vous avez ajouté une adresse, alors le client sera créé dans Synchroteam lors de l’import de votre fichier.

Une adresse valide est, soit l’ensemble des champs RUE, CODE POSTAL et VILLE, soit le champ ADRESSE COMPLÈTE. Si tous ces champs sont remplis, alors seul ADRESSE COMPLÈTE sera prise en compte.

Liste des champs :

• Client : nom du client
• Site : site du client. Le site doit être existant dans Synchroteam (cf article :Importer ou Exporter vos données)
• Equipement : équipement d’un site du client. L’équipement doit être existant dans Synchroteam (cf article : Importer ou Exporter vos données)
• Rue : rue du client
• Code postal : code postal du client
• Ville : ville du client
• Région : région du client
• Pays : pays du client
• Adresse complète : adresse complète du client
• Complément d’adresse : complément d’adresse du client
• Latitude : latitude de l’adresse
• Longitude : longitude de l’adresse

La rubrique « Contacts »

Dans le cas où le contact est déjà existant dans Synchroteam, ses informations seront mises à jour par celles que vous aurez saisies dans le fichier d’import.

Liste des champs :

• Prénom du contact : prénom du contact d’un client
• Nom du contact : nom du contact d’un client
• Téléphone du contact : téléphone du contact d’un client
• Téléphone mobile du contact : téléphone mobile d’un contact d'un client
• Fax du contact : fax d’un contact d’un client
• Email du contact : email d’un contact d’un client

La rubrique « Planification »

Liste des champs :

• Type de planification : champ obligatoire pouvant prendre 3 valeurs
  • 0 : Planification flexible : l'intervention est créée et planifiée. Cela signifie que vous avez également mis le nom d'utilisateur du technicien ainsi qu’une date/heure de début. Si vous n'en avez pas mis alors l'intervention sera uniquement créée (statut: à planifier).
  • 1 : Planification définitive : l'intervention est créée et planifiée et la date et l'heure de début sont bloquées (RDV). 
  • 2 : Rendez-vous définitif : l'intervention est créée (mais pas planifiée) et vous lui avez fixé une date et une heure de RDV. Cela signifie que vous n’avez pas mis de technicien et que la date/heure de début que vous avez renseignées sont considérées comme des préférences de planification.
• Technicien : login du technicien auquel on affecte l’intervention
• Date début : date-heure prévue du début de l’intervention (ex 22/06/2017 08:30)

• Date fin : date et heure prévues de la fin de l’intervention (ex 22/06/2017 10 :15). Cette date heure est facultative car elle peut être calculé avec la durée prévue par défaut pour le type d'intervention.

• Techniciens auxiliaires : login des techniciens auxiliaires affectés à l’intervention. Ex : “tech1,tech2”

• Fenêtre : La fenêtre définie dans les préférences de planification.

• Date : La date définie dans les préférences de planification des interventions.

• Groupe : Le groupe défini dans les préférences de planification des interventions.

• Utilisateur : Le technicien principal défini dans les préférences de planification des interventions.

• Panier : L’intervention est ajoutée au panier qui est une liste d’interventions non attribuées et que les techniciens peuvent prendre. Ex : si vous souhaitez ajouter une intervention au panier renseignez « x » dans la colonne Panier.

La rubrique « Champs personnalisables »

Dans cette rubrique, vont apparaître uniquement les champs personnalisés que vous aurez définis au niveau de l’intervention (cf article : Champs personnalisables ).

Importer le fichier CSV

Pour importer votre fichier CSV, cliquez sur configuration (1) puis sur « import / export » (2).

Cliquez sur « Importer des interventions »


Cliquez sur « Télécharger »



Allez chercher votre fichier CSV et cliquer sur le bouton « Ouvrir »



Cliquez sur « Aperçu »



Vous avez alors un aperçu des 3 premières lignes de votre fichier. Il vous faut :

1 – sélectionner le séparateur
2 – voir si vous souhaitez importer la première ligne ou non
3 – faire le mapping entre les noms des colonnes de votre fichier et le champ associé.

Cliquez alors sur le bouton « Importation » (4)



Une popup vous indique que le téléchargement a eu lieu, cliquez sur « Ok ».



Vous recevez alors un email de confirmation vous indiquant la réussite ou l’échec de votre import.

Exemple d’import réussi :



Exemple d’import avec des lignes en échec :

2. Import des activités

Synchroteam vous permet d’importer vos activités en masse par le biais d’un fichier CSV. 

Notez que si vous utilisez le suivi des temps, vous ne pourrez pas importer d'activités de type "Trajet". Uniquement les activités de type "Au travail" ou "Indisponibilité" pourront être importées.

Pour importer des activités il vous faudra renseigner au minimum le nom de l'activité, la date de début et la date de fin de l'activité.

Comme vous pouvez le voir dans l'exemple ci-dessous:

• si vous souhaitez affecter une activité à un seul technicien, renseignez son nom d'utilisateur
• si vous souhaitez affecter une activité à un groupe, donnez le nom du groupe
• si vous souhaitez affecter une activité à tous vos techniciens, laissez les champs utilisateur et groupe vides

Après avoir mis votre fichier d'import au format CSV UTF 8, vous pouvez le sélectionner et procéder au Mapping.

ATTENTION, les formats de date-heure doivent correspondre aux formats que vous avez dans le menu Configuration -> Paramètres régionaux

3. Import des récurrences

Synchroteam vous permet d’importer vos récurrences en masse par le biais d’un fichier CSV.
Pour importer des récurrences il vous faudra renseigner au minimum le nom du Client, la date de début et la périodicité.

Les champs obligatoires:

Nom du Client

ATTENTION, ce client doit être existant dans Synchroteam. Si vous avez beaucoup de nouveaux clients, vous pouvez utiliser l’import en masse de Clients (cf. article : Importer ou Exporter vos données).

La date de début :

Premier jour de la récurrence

La périodicité: 

Choisissez la périodicité à laquelle l’intervention se répétera.
Si un client requiert un contrôle Wi-Fi une fois par semaine, sélectionnez « 1 » et « Semaine ».

Après avoir mis votre fichier d'import au format CSV UTF 8, vous pourrez procéder à l’import du fichier, dans Configuration > Import/Export et cliquer sur le bouton “Importer des récurrences” (1)

Vous pouvez sélectionner votre fichier complété avec toutes vos données et procéder au Mapping.

ATTENTION, les formats de date-heure doivent correspondre aux formats que vous avez dans le menu Configuration -> Paramètres régionaux

Vous recevez un mail qui détaille le nombre de lignes importées avec succès ou celles non importées avec l’erreur explicative.

Particularité :
Lorsqu’une récurrence est importée en ne renseignant que les champs obligatoires (Nom du client, Du, périodicité) alors la récurrence prend le type d'intervention défini par défaut.

Conseil d’utilisation : Pour réaliser un fichier d’import correspondant à vos besoins, vous pouvez créer une première Récurrence manuellement dans Synchroteam.
Pour cela voir comment créer des Récurrences.
Puis exporter cette récurrence au format Excel afin d’utiliser ce fichier à titre d’exemple.