Synchroteam vous permet de créer des factures.
Une facture peut être liée à un Client, à un Site d’un Client ou à une Intervention. Dans le cas d’une facture liée à une intervention, l’adresse affichée sera soit celle du Client (ou celle du Site, s'il y en a un) ou sera celle du client que vous avez renseigné comme "à facturer".
Création sur un client ou sur un site
Cliquez sur « Facturation », puis « Factures ».
Cliquez sur le bouton « + Ajouter une facture ».
Sélectionnez le client (1) et le site (2) le cas échéant.
Vous pouvez également ajouter des Informations complémentaires (3), que vous obtenez en créant des Champs personnalisables pour la facturation, et saisir une description (4).
Le choix du Client va automatiquement remplir les champs de votre facture avec
- l’Adresse du Client
- le N° de VAT du Client (ex : FR 32 123456789)
Pour le choix du statut de votre Facture, il existe 2 modes : Brouillon (5) ou Créé (Finaliser) (6)
Enregistrer Bouillon (5)
- Pas de N° de Facture
- Version PDF (uniquement en mode Facturation Non Stricte)
- Totalement modifiable pour les Brouillons sans intervention
-
Partiellement modifiable pour les Brouillons liés à des interventions :
On peut tout modifier sauf :- Nom du Client et du site
Aucune de ces informations n’est obligatoire pour le mode Brouillon.
Le brouillon de la facture sera ajouté directement dans la liste.
Finaliser (6)
- Génération du N° de Facture
- Le Brouillon passe au statut “Créé”
- Version PDF
-
Partiellement modifiable pour le statut: "Créé"
On peut tout modifier sauf :- Nom du Client et du site
-
Partiellement modifiable pour les statuts : "Envoyé", "Payé", "En retard"
On ne peut modifier que :- Adresse de facturation
- Description
- Champs personnalisables
Le choix du Client est obligatoire pour Finaliser et générer le numéro de Facture.
La Facture sera ajoutée directement dans la liste.
Vous pouvez aussi utiliser le menu: “Enregistrer comme” (7), qui permet :
- de Sauvegarder la Facture en mode Brouillon
- de créer une nouvelle Facture avec N°
- de supprimer
Vous pouvez à présent saisir les informations nécessaires à l'établissement de votre facture :
-
- Voir le statut de votre facture (1)
- Champs personnalisés liés aux factures/devis (2)
- La date de création de la Facture (3)
- La date d’échéance de la facture 4)
- La date du paiement (5)
- L'état de règlement ou statut de la facture (1)
- Les pièces / prestations Famille (6)
- Nom et description des pièces (7)
- Les quantités (8)
- Les remises par pièce (en pourcentage ou son montant exact) (9)
- Le taux de TVA (10) (cf. Gérer les taux de TVA)
- Le bouton pour Valider la ligne (11)
- + pour Ajouter une ligne (12)
- La remise globale (13)
- La taxe Globale (14)
Vous pouvez alors la retrouver via le menu « Facturation -> Factures »
Créer une facture sur une intervention
Pour créer une facture sur une intervention, allez dans les détails de l’intervention et cliquez sur l’onglet « Facture ».
Une pop-up vous demande de confirmer l’ajout de la facture, cliquez sur « Oui ».
Vous pouvez à présent saisir les informations nécessaires à l'établissement de votre facture :
-
- Voir le statut de votre facture (1)
- Champs personnalisés liés aux factures/devis (2)
- La date de création de la Facture (3)
- La date d’échéance de la facture 4)
- La date du paiement (5)
- L'état de règlement ou statut de la facture (6)
-
-
- Si statut "Brouillon"
-
-
-
-
-
-
- Si N° de Facture statut "CRÉÉ"
-
-
-
-
- La description (7)
- Les pièces / prestations Famille (8)
- Nom et description des pièces (9)
- Les quantités (10)
- Les remises par pièce (en pourcentage ou son montant exact) (11)
- Le taux de TVA (12) (cf. Gérer les taux de TVA)
- Le bouton pour Valider la ligne (13)
- Pour importer les Pièces/Prestations (14)
- La remise globale (15)
- La taxe Globale (16)
Si votre technicien a utilisé des pièces lors de son intervention, vous pouvez les importer dans la facture en cliquant sur le bouton « Importer depuis Pièces & Prestations » (14)
Créer une facture pour plusieurs interventions
Synchroteam vous permet de créer une facture à partir de plusieurs interventions.
Attention, cette fonctionnalité n’est possible que :
- pour les interventions qui ont des Pièces et Prestations.
- Pour les interventions d’un même Client
Vous avez 2 possibilités pour réaliser cette opération :
- Soit depuis la liste des Interventions
- Soit depuis Clients / Sites/ Equipements
Depuis la liste des Interventions :
En cliquant sur l’onglet Interventions.
Choisir la liste qui vous convient : Jour, Semaine, Mois.
- sélectionner les interventions qui doivent être ajoutées dans la facture en cochant la case qui se trouve devant le N° de chaque intervention.
- Cliquer sur le bouton Actions
- Dans le menu Actions choisir “+ Créer une facture”
Pour faciliter la sélection vous pouvez utiliser les filtres situés dans les entêtes de colonnes.
Depuis les détails Clients / Sites / Equipements :
Par exemple pour générer une facture pour les interventions d’un même Site se positionner dans la liste des Clients / Sites et choisir ce Site dans la liste :
Cliquer sur le nom du Site et choisir Détails dans le menu
La fiche de ce Site va s’ouvrir avec dans l’Onglet Détails, la liste de toutes ses interventions :
- sélectionner toutes les interventions qui doivent être ajoutées dans la facture en cochant la case qui se trouve devant le N° de chaque intervention.
- Cliquer sur le bouton Actions.
- Dans le menu Actions choisir “+ Créer une facture”
Le message de confirmation vous indiquera que vous êtes bien en train de générer une facture à partir de plusieurs interventions: cliquer sur "Oui"
Plusieurs messages d’alerte peuvent apparaître :
- Les interventions sélectionnées depuis le liste des intervention ne sont liées au même client:
Facture non générée
- Les interventions sélectionnées ne contiennent pas de Pièces et Prestations
Facture non générée
- Les interventions sélectionnées ont déjà été liées à une autre Facture avec le numéro entre crochet.
Possibilité de Forcer la création de facture
Dans L’onglet Facturation > Factures vous retrouvez la liste de toutes les Factures :
Votre facture apparaîtra avec :
- Un nouveau N° de Facture (1)
- Le statut Créé
- La liste des interventions liées (2)
En cliquant sur le numéro de l’une des interventions liées à cette facture, la fiche de cette intervention va s’ouvrir, avec un nouvel onglet Facture portant le N° de Facture qui vient d'être générée :
Toutes les interventions liées à cette facture affichent ce même onglet de Facture numérotée.
Dupliquer une facture
Vous pouvez dupliquer une facture en cliquant sur le numéro d'une facture (1) puis en cliquant sur "Dupliquer" (2).
Il vous suffira ensuite d'assigner la facture à un client pour qu'elle soit créée.
Cette facture aura les mêmes pièces, prix, remises et taxes que la facture que vous avez dupliquée.
Visualiser/imprimer une facture
Une fois votre facture créée par l’une des deux méthodes précédentes, vous pouvez la générer, l'imprimer et l'envoyer par mail sous forme d'un PDF à votre client.
Sélectionnez l'onglet « Facturation -> Factures »
Sélectionnez votre facture (en utilisant le filtre par exemple)
Cliquez sur le numéro de la facture (1) puis sur « Imprimer / Email / PDF » (2)
Une nouvelle fenêtre apparaît vous montrant une prévisualisation de votre facture.
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
- L’imprimer (1)
- Télécharger la facture au format PDF (2)
- L’envoyer par Email (3)
- Choisir des destinataires (4)
Configuration > Options vous permet de paramétrer les Adresses Email des Destinataires (4) :
Envoi des comptes-rendus d'Interventions et des factures/devis/avoirs à des personnes prédéfinies :
Si vous souhaitez créer un avoir sur votre facture, consultez l’article "Créer un avoir".