Synchroteam vous permet de créer un formulaire interactif pour offrir à vos clients la prise de rendez-vous en ligne.
Ce formulaire est intégrable à votre site web, intranet, etc.
Veuillez noter que l'utilisation est limitée à 500 rendez-vous créés par mois. Au-delà merci de prendre contact avec votre représentant commercial.
Paramétrage du formulaire
Pour créer un formulaire de prise de rendez-vous en ligne, cliquez sur Configuration (1) puis sur "Formulaires de prise de RDV" (2).
Vous avez la possibilité de créer plusieurs formulaires de prise de rendez-vous.
Cliquer sur le bouton “Créer une intervention” :
La fenêtre de Réservation s’affiche :
Pour paramétrer votre formulaire veuillez renseigner les champs et critères suivants :
- Nom du formulaire
- Description ou explications
- Types d'interventions : vous pouvez sélectionner un seul, plusieurs ou tous les types d'interventions en fonction des prestations que vous souhaitez proposer à vos clients. (L'option "le texte comprend" permet de remonter tous les types d'intervention qui ont dans leur nom la valeur que vous renseignerez).
- Jours : sélectionnez les jours pendant lesquels vos clients pourront planifier leur RDV/intervention.
- Champs personnalisés : si vous cochez l'option, le client aura la possibilité de remplir les champs personnalisés que vous avez créé pour vos interventions.
- Contact supplémentaires : cochez l'option si les informations "Contact" de vos clients (nom, prénom, téléphone, email) risquent d'être différentes des informations "Contact" de celles de l'intervention.
- Géocodage : cette option permet d'activer le champ de saisie automatique de l'adresse et donc de géolocaliser l'adresse de l'intervention et du client.
-
Choix du type de limites de dates :
Dynamique ou Fixe (Ces options peuvent être cochées simultanément.)-
- Dynamique permet d’autoriser une plage de temps glissante dans le temps, le client ne peut choisir que les dates incluses entre J+<min> et J+<max>.
- Fixe permet de fixer un rendez-vous pendant une période définie : il vous suffit de choisir la date de début et la date de fin de cette période.
-
- Fréquence de planification : vous pouvez proposer à vos clients de planifier une intervention toutes les 15, 30 ou 60 minutes. Notez que les horaires de travail seront à définir dans Configuration > Mon Compte.
- Groupe : si vous sélectionnez un groupe, alors les RDV ne seront assignés qu'aux technicien du groupe. Dans le cas contraire, les interventions pourront être planifiées pour l'ensemble des techniciens, en fonction de leur disponibilité.
- Périmètre : ce critère permet de limiter la prise de RDV en fonction de la distance entre les lieux de départ de vos techniciens (dans Configuration > Utilisateurs) et le lieu du RDV. Ainsi, si l'adresse de l'intervention dépasse la limite autorisée, le client n'aura pas la possibilité de prendre un RDV. Notez qu'il est préférable de cocher l'option Géocodage ci-dessus, si vous souhaitez que les distances soient bien calculées pour chaque prise de RDV.
- Mode Brouillon : si coché l’intervention qui sera générée par ce formulaire sera en mode brouillon
- Portail client : si coché le lien du formulaire sera disponible sur les liens sécurisés des Clients, Sites et Équipements.
Lorsque vous avez fini de configurer votre formulaire, cliquez sur ENREGISTRER.
Votre formulaire apparaîtra sur une ligne du tableau des formulaires, avec les colonnes suivantes :
- Nom du formulaire
- Types d’intervention sélectionnés
- Jours choisis
- Fréquence de planification
- Groupe sélectionné
- Périmètre
- Limites de dates
Vous pourrez “Modifier” ou “Supprimer” ce formulaire (9) et en cliquant sur le (8) votre formulaire s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre de votre navigateur dont vous pourrez récupérer l’URL, que vous pourrez intégrer dans votre site web, intranet, etc.
La prise de rendez-vous
Quand vous cliquez sur le lien de la colonne Link vous arrivez sur la première page du formulaire, tel que le client la verra.
- Nom du formulaire
- Géocodage : l'adresse du client est bien géocodée.
- Contact de l'intervention
- Champs personnalisés
- Informations supplémentaires
- Cliquer sur "Suivant"
Après avoir saisi tous les champs obligatoires, le client peut cliquer sur Suivant.
Sur la fenêtre suivante, le client pourra choisir un des types d'interventions et pourra voir leur durée respective.
Puis cliquer sur suivant pour découvrir l’agenda ou cliquer sur précédent pour modifier sa saisie.
L’affichage de l’Agenda ne proposera que des créneaux disponibles en fonction des critères suivants :
Les limites de date, le paramétrage des horaires de la société, les compétences, disponibilités des techniciens...
Par exemple :
- Ici la plage de temps avec ses limites est comme ci-dessous:
-
Fixe est coché :
La limite de temps est Du tant Au tant (dates incluses) -
Dynamique est coché :
- Seulement les jours dynamiquement obtenus de la plage D+1 et D+3 incluse choisie par rapport à la date du jour.
- Seulement les jours possibles par rapport à la liste des jours autorisés choisis :
.
- Seulement les jours dynamiquement obtenus de la plage D+1 et D+3 incluse choisie par rapport à la date du jour.
AGENDA RÉSULTANT:
La plage de temps est restreinte à D+1 et D+3, sachant que cette société ne travaille pas le Week End (1) et que les jours proposés font partie des jours présélectionnés (2)
Ici tous les techniciens compatibles sont occupés avant 10h jeudi matin, les créneaux sont donc visibles mais désactivés (3)
Le client pourra faire défiler les semaines avec les flèches de navigation (1) si la plage de temps Fixe le permet.
Après avoir sélectionné la date et l'heure de début de son RDV, le client a un aperçu de son RDV.
Il peut cliquer sur "Précédent" s'il souhaite modifier le RDV ou cliquer sur "Confirmer" pour planifier le RDV.
Si le client clique sur Confirmer, le RDV est donc bien pris et une intervention est automatiquement planifiée pour un des techniciens qui était disponible.
